La Interventora

Miami-Dade County Courthouse
73 West Flagler Street, Oficina # 242 | Miami, Florida 33130
Teléfono: (305) 275-1155 | Horas de Oficina: 9:00 am- 4:00 pm

La Oficina de la Interventora se responsabiliza de la contabilidad de todas las actividades financieras de la Oficina del Secretario de las Cortes, supervisión y presupuesto de gastos, ingresos y proyectos capitales, la conducción de auditorías para asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos de los controles internos, y el mantenimiento del área de la Manutención de Menores / Pensión Alimenticia (Depósito Central). La Interventora también desempeña la labor de asesor en el Comité de Asesoría de Inversiones del Condado y otros comités, a petición del Secretario.

RESPONSABILIDADES DE CONTABILIDAD
La Sección de Contabilidad se responsabiliza de todas las actividades financieras de la Oficina del Secretario de las Cortes de Condado y de Circuito. Ésto incluye varias funciones de control y reporte, como el resguardo de activos, el desarrollo y supervisión de cumplimiento con controles internos, administración de fondos, destinación de fondos para inversión, y la transferencia y distribución de fondos para los gobiernos federales, estatales, municipales y del Condado. Además, una de sus funciones más básicas es la preparación de estados de cuentas periódicas para los diez (10) fondos de agencia del Secretario de las Cortes, de acuerdo con los aceptados principios de contabilidad, y la finalización de auditorías externas anuales externa del Contador Público. Inherente a las responsabilidades anteriormente mencionadas es el asegurarse que todas las transacciones financieras están en conformidad con todas las leyes, regulaciones y contratos pertinentes.

RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS:

Proporcionar toda la información necesaria, coordinar la auditoría, y elaborar los estados de cuentas para la auditoría externa anual conducida por las firmas de contadores públicos.
Analizar la nueva legislación y desarrollar procedimientos para implementar las directivas referentes a la recaudación y distribución de fondos. Funciones de comunicación y coordinación con todas las divisiones involucradas con la Oficina del Secretario de las Cortes.
Transferir fondos entre las cuentas bancarias de la manera más eficaz y necesaria para asegurar el rendimiento más alto de las inversiones.
Proveer a la administración de gobiernos estatales, federales, municipales y del Condado múltiples informes y estadísticas.
Preparar mensualmente los estados financieros.
Preparar mensualmente todas las reconciliaciones bancarias y las reconciliaciones de todos los libros de contabilidad. Reconciliar e identificar las diferencias.
Interactúar con varios bancos, municipalidades, departamentos del Estado, departamentos Federales y el Condado.
Investigar y resolver las actividades de las cuentas de clientes y tarjetas de crédito.
Reembolsar a los miembros de jurados, policías del Estado, de la Ciudad y del Condado, y a testigos del proceso previo a juicio por sus servicios, como se estipula por estatuto.
Recaudar directamente las multas por delitos mayores y los pagos de restitución sin probatoria.
Proporcionar ayuda al mini-ordenador de IBM utilizado para registrar diariamente las recaudaciones de dinero en efectivo en la mayoría de los locales.
Realizar los procedimientos de facturación y recaudo para los efectos a cobrar del gobierno y para los cheques sin fondos.
Otorgar cheques de reembolso.
Distribuir los fondos recaudados a los apropiados receptores según lo estipulado por las directivas legales.
Realizar la facturación y recaudamiento por gastos de almacenaje del registro central.

RESPONSABILIDADES DEL PRESUPUESTO
La Sección del Presupuesto se responsabiliza en preparar el presupuesto de funcionamiento de la Oficina del Secretario de las Cortes del Condado de Miami-Dade, el cual consiste en gastos superiores a $90 millones de dólares e ingresos de $90 millones de dólares. Esta sección es responsable de supervisar gastos é ingresos de funcionamiento, al igual que gastos de proyectos capitales. Ésto se logra con la preparación y el análisis de complejos reportes fiscales, incluyendo estados financieros periódicos, informes, sumarios, horarios y tabulaciones, reportes de ingresos y gastos, y cálculos y proyecciones de los presupuestos.

RESPONSABILIDADES DE AUDITORÍA
La Sección de Auditoría se enfoca en establecer procedimientos estándar de administración de dinero en efectivo, en conformidad con los Estatutos del Estado de la Florida, Órdenes Administrativas, Ordenanzas del Condado, y otras autoridades legales. Los proyectos especiales que dicha sección se responsabiliza son los inventarios de equipos capitales, el Comité de Preparación para Emergencias, y la Auditoría Ex-Officio Interna y las funciones previas a la Auditoría.

La Sección de Auditoría se responsabiliza por lo siguiente:

Preparar las reglas y procedimientos para la administración de dinero en efectivo para las once (11) divisiones y las ocho (8) unidades individuales de la Oficina del Secretario de las Cortes.
Llevar a cabo auditorías de administración de dinero en efectivo para las divisiones y unidades.
Preparar auditorías operacionales basadas en las reglas y procedimientos señalados.
Realizar auditorías financieras de la División de Administración de dinero en efectivo de la Oficina del Secretario de las Cortes, é implementar controles internos.
Proporcionar un eficiente uso de los recursos con la Oficina del Secretario de las Cortes.