Preguntas Frecuentes

A diferencia de otros programas de administración de expedientes en otras partes del Estado, la Oficina de Administración de Expedientes del Condado de Miami-Dade trabaja no solamente con la Oficina del Secretariado pero también es responsable de la administración de los expedientes de todos los departamentos dentro del Condado de Miami-Dade.

El Programa de Administración de Expedientes fué establecido por Órden Administrativa. Con el objetivo de administrar eficazmente este programa de registros a lo largo del Condado, la Oficina de Administración de Expedientes se compone de cuatro unidades:

Unidad de Archivos - El programa de archivos está encabezado por el Archivista del Secretariado, el cual se responsabiliza del almacenamiento de archivos, y de proteger y restaurar los registros históricos del Condado de Miami-Dade.

Unidad del Analista - Esta unidad proporciona la maestría técnica a la Oficina del Secretariado, Departamentos del Condado, la Fiscalía del Estado y la Oficina de Defensores Públicos del Condado de Miami-Dade. Además entrena y educa a sus empleados sobre las leyes de expedientes públicos y principios de administración de expedientes para así incrementar la eficiencia en la creación, organización, mantenimiento, retención, y disposición final de los expedientes. La Unidad del Analista también conduce un programa de administración de formularios para todos los formularios del Secretariado de las Cortes.

Unidad de Operación del Centro de Registros - Provée una eficiente y económica manera de almacenar y tener acceso a los expedientes de los tribunales y del Condado. Además facilita la inspección de estos expedientes por abogados, agencias de oficiales de la ley, y por el público en general. También supervisa el ingreso y la salida de expedientes, y la destrucción final de los archivos. La Oficina del Secretariado tiene dos centros de registros. El centro principal está ubicado dentro de las instalaciones de la Administración de Expedientes, y tiene una capacidad de almacenamiento de más de 105,000 pies cúbicos para archivos semi-activos é inactivos de largo plazo. El segundo centro está ubicado en el centro de la ciudad de Miami, y almacena archivos semi-activos de corto plazo para agencias del Condado ubicadas en el área y puede almacenar más de 17,000 pies cúbicos de archivos.

Unidad de Micrográficos - Esta unidad proporciona servicios micrográficos para incluir, documentar la microfilmación, revelar el microfilm y su duplicación, llevar a cabo la inspección de calidad del microfilm, y el mantenimiento del almacenamiento bajo seguridad fuera del Estado del microfilm.

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