Preguntas Frecuentes sobre la Administración de Expedientes

Preguntas Frecuentes

¿Qué expedientes son considerados “expedientes públicos”?
¿Cuál es mi derecho de obtener acceso a un “expediente público"?
¿Cuánto tiempo son guardados los expedientes de la Corte?
¿Cómo puedo yo revisar los expedientes de los Archivos?

1. ¿Qué expedientes son considerados “expedientes públicos”?
La Sección 119.011(1) de los Estatutos de la Florida describe a los “expedientes públicos” como a todos aquellos documentos, papeles, cartas, mapas, libros, cintas, fotografías, películas, grabaciones de sonido, software de procesamiento de información, y todos los demás materiales, sin importar su forma física, características, modos de transmisión, hechos ó recibidos según una ley ú ordenanza, ó en conexión con la transacción de negocios por cualquier oficial del departamento, división, junta, oficina, comisión, ú otra unidad individual del gobierno creada ó establecida por ley, a menos que sea exento de divulgación por la Legislatura (como por ejemplo: expedientes de casos juveniles).

2. ¿Cuál es mi derecho de obtener acceso a un “expediente público"?
Toda aquella persona que tenga custodia de un expediente público debe permitir que dicho expediente sea inspeccionado y examinado por cualquier persona que desée hacerlo, en cualquier razonable momento, bajo razonables condiciones, y bajo la supervisión de la persona custodial del expediente público ó una persona designada por la persona custodial del expediente público. Después de haber pagado los costos correspondientes determinados por ley, la persona custodial deberá proveer una copia ó copia certificada del expediente. En caso que la ley no haya determinado un costo correspondiente, será entonces después de haber pagado por el costo de duplicación del expediente.

La persona con custodia del expediente no podrá imponer una regla ó condición para la inspección de dicho expediente la cual impida ó dificulte el derecho de la persona de obtener acceso al expediente.

3. ¿Cuánto tiempo son guardados los expedientes de la Corte?
Todos los expedientes de casos del Secretariado de las Cortes tienen un período mínimo de retención determinado por la ley. Ningún expediente de la Corte (contenido de un expediente judicial, declaraciones juradas presentadas al Secretariado, transcripciones, pruebas evidenciales en la custodia del secretario del tribunal, y video electrónico y cintas estenográficas de declaraciones juradas y otros procedimientos judiciales) puede ser destruído ó desechado sin que una órden judicial final, órden final de cierre, ó un fallo final sea microfilmado ó registrado en los expedientes públicos.

Los expedientes de la Corte, con excepción de las pruebas evidenciales, que han sido microfilmados según los estándares adoptados por el Departamento del Estado, la División de Servicios de Bibliotecas é Información, la Oficina de Archivos y Administración de Expedientes, podrán ser destruídos ó de otra manera desechados por el Secretariado en cualquier momento después de que el fallo final haya sido finalizado.

4. ¿Cómo puedo yo revisar los expedientes de los Archivos?
Todos los expedientes, artefactos, mapas y fotografías ubicadas en los Archivos del Secretariado están abiertos al público para ser revisados é inspeccionados, con ciertas limitaciones. Dichas limitaciones son adoptadas hacia ciertas maneras de manejar ciertos objetos irremplazables ó frágiles. Sin embargo, muchos de estos objetos han sido fotografiados y/ó microfilmados para ser inspeccionados por el público en general. Copias de cualquiera de dichos objetos pueden ser obtenidas según lo determinado por los estatutos existentes.