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S.P.I.R.I.T.
Tecnología de Recuperación Simultánea de
Información é Imágenes Sin el Uso de Papel

Preguntas Frecuentes



La administración de los cientos de miles de casos de infracciones de tránsito presentados en el Condado de Miami-Dade cada año es un reto monumental. Durante el transcurso de los años la Oficina del Secretario de las Cortes y el Tribunal han encarado los desafíos de este "tigre de papel", progresando desde simples procedimientos manuales hasta complejos sistemas de procesamiento automatizado. Las demandas actuales de mayor eficacia y capacidad en la administración del interminable flujo de documentos han establecido como un aspecto crítico la busqueda de nuevas y creativas tecnologías para administrar estos numerosos expedientes judiciales. El proyecto S.P.I.R.I.T. (Tecnología de Recuperación Simultánea de Información é Imágenes Sin el Uso de Papel) ha sido una altamente inovadora y ambiciosa incursión diseñada con la intención de lanzar nuestra Oficina al siglo veintiuno. Este proyecto es un esfuerzo cooperativo entre la Oficina del Secretario de las Cortes, la Oficina Administrativa de las Cortes (AOC), y el Condado de Miami-Dade.
· Descripción del Sistema de S.P.I.R.I.T.

Descripción del Sistema de S.P.I.R.I.T.

El proyecto de Tecnología de Recuperación Simultánea de Información é Imágenes Sin el Uso de Papel S.P.I.R.I.T. es una serie de sistemas basados en tecnología de información desarrollada para la División de Tránsito del Condado de Miami-Dade. Los proyectos fueron iniciados para proporcionar mejores y avanzados servicios a las diversas agencias encargadas de casos de tránsito, abogados, y el público en general, y como respuesta a la creciente demanda del público para que el sistema fuese capaz de hacer más con menos. Es así como S.P.I.R.I.T. fué desarrollado y puesto en práctica en la División de Tránsito. Sin embargo, la mayor parte de la arquitectura principal y componentes de la aplicación fueron construídos con la intención de ampliar la capacidad de otros tipos de casos.

S.P.I.R.I.T. se conforma de los siguientes componentes y funciones:
Plataforma de Planificación de Calendarios Judiciales. La Plataforma de Planificación de Calendarios Judiciales es una aplicación basada en las reglas de cliente/servidor construídas con técnicas de inteligencia artificial y un software que programa todos los casos de tránsito para las catorce (14) divisiones y las veintitrés (23) salas de tribunales de tránsito dentro del Condado de Miami-Dade. Un administrador dirigente de la Oficina Administrativa de las Cortes (AOC) desarrolla las "plantillas" que establecen sesiones disponibles, listas de jueces y sus preferencias, y límites de sesiones dependiendo del tipo de sesiones. Los casos que tienen que ser fijados para audiencias en el tribunal, las agenda de los jueces y de los oficiales, datos de plantillas, y un número determinado de reglamentos fijados (como por ejemplo: todos los casos de DUI ó manejar en estado de embriaguez son solamente fijados en ciertas divisiones, los casos que involucran a oficiales de terceras jornadas son solamente fijados en las primeras sesiones de mañana, los casos con un limitado período de encausamiento son fijados primero, los casos por infracciones pueden ser oídos por un oficial de audiencia en lugar de un juez, etc.). El administrador dirigente puede examinar los resultados del proceso de planificación de calendarios judiciales, incluyendo el factor que refleja si las sesiones están llenas ó no, ó si el hecho de estar reservadas en ciertas divisiones es importante ó no, y así poder tomar las decisiones necesarias para cambiar parámetros, añadir sesiones, etc., y para mejorar el resultado final de los tribunales. Una vez que el administrador dirigente está satisfecho con los resultados, una lista es "aceptada" y la información fijada es transferida al Sistema de Información de Tránsito (TIS) de modo que las notificaciones judiciales apropiadas puedan ser generadas. El sistema ha estado en producción desde el verano del año 1995, y en la actualidad se asignan más de 15,000 casos por semana. Además se encuentra en fase preparativa un sistema para fijar casos de delitos menores (misdemeanors) y casos de violencia doméstica.

Administración del Proceso Laboral y las Funciones de Imágenes. El volúmen de los casos de tránsito, las acciones requeridas para cada caso, y el número de documentos que deben ser manejados en cada caso, crean un “tigre de papel” que es muy dífícil de controlar. La administración del proceso laboral y las funciones de las imágenes contenidas en el sistema S.P.I.R.I.T. fueron diseñadas para resolver directamente éstas dificultades. Éste componente del sistema de S.P.I.R.I.T. ha estado en producción desde el 20 de enero del 1998. Sus funciones principales incluyen:

Exploración, Revisión de Calidad de Exploración (QA), y Clasificación por Índice de Documentos. Todos los documentos relacionados con un caso de tránsito son actualmente aceptados en papel a través del correo postal estadounidense ó en las ventanillas y mostradores de nuestras oficinas. También nos estamos preparando para poder recibir electrónicamente citaciones del SUNPASS, y comenzaremos a aceptar las peticiones y apelaciones correspondientes también presentadas electrónicamente. Los documentos en papel son organizados por el tipo de documento que son, luego son ‘escaneados’ por un equipo de procesamiento central para revisar su calidad de exploración (QA) y determinar su legibilidad, y así estos documentos son archivados por índice en los expedientes de los casos respectivos. Ciertos tipos de documentos (como las citaciones judiciales, listas de testigos y formularios de arresto) también son procesados por el Reconocimiento Óptico de Símbolos (Optical Character Recognition - OCR) y las aplicaciones de reconocimiento de código de barras para disminuir la cantidad de trabajo manual relacionado con el archivamiento por índice y mejorar la eficacia de la clasificación de información por índice en general. La aplicación de dicha clasificación de información por índice permite la archivación de un simple documento a múltiples casos, y también vuelve a clasificar por índice cualquier documento que se requiera corregir sus errores. Una vez aceptado por la revisión de calidad (QA), los documentos son almacenados permanentemente en los discos ópticos WORM (Write Once Read Many) en un "toca-discos" óptico. Una vez almacenados, los documentos accedidos pueden ser mostrados simultáneamente en todas partes a través del sistema de S.P.I.R.I.T. por alguien con la autoridad apropiada de seguridad.

Entrada de Datos de Información. Las citaciones judiciales, las listas de testigos, los formularios de arresto, y las presentaciones directas hechas por la Fiscalía del Estado son electrónicamente enviados por la función de revisión de calidad de exploración (QA) a la unidad de Entrada de Datos de Información centralizada. La imágen de cada documento y un computador central 3270 son mostrados en un monitor CRT de alta resolución para la entrada de datos de información en el Sistema de Información de Tránsito (TIS). La información del caso es ingresada por un operador, y luego es automáticamente enviada a un segundo operador para el reingreso de ciertos datos claves para realizar una ‘doble’ verificación. La imágen del documento puede ser "agrandada" de manera que puede ser mostrada hasta ocho (8) veces más grande que su tamaño original, si lo es requerido, en caso de que las letras escritas por el oficial de policía no sean legibles. En los casos en los cuales falta información (como por ejemplo el número del estatuto) la aplicación de este sistema automáticamente crea una copia impresa de la citación judicial y la envía al oficial que expidió la infracción para ser corregida y volver a ser presentada. Los operadores de entrada de datos de información pueden también llevar a cabo la investigación en otros sistemas, como por ejemplo el sistema del Departamento de Seguridad de Carreteras y Vehículos Motorizados de la Florida (FDHSMV), para clarificar la información cuando lo sea requerido. Si el oficinista operador de entrada de datos tiene alguna pregunta referente a cómo manejar una situación específica, el caso puede ser electrónicamente transferido a un supervisor para obtener comentarios y el supervisor puede entonces electrónicamente devolver el caso al oficinista operador inicial para concluir su resolución. Los casos son enviados para la entrada de datos en una base de prioridad controlada por el supervisor, de modo que los casos de cárcel sean manejados primero, los casos penales con cortos períodos de encausamiento son procesados a continuación, y las citaciones judiciales por infracciones sean las últimas en procesar.

Procesamiento de Información. Muchos tipos de documentos aparte de las citaciones judiciales, como por ejemplo las mociones, avisos de la expiración de períodos de encausamiento, cumplimiento de cursos de las escuelas de tránsito, etc., son presentados en las oficinas del Secretario de las Cortes para ser procesados. Inmediatamente después que un documento es aceptado en la función de revisión para la calidad de exploración (QA), dicho documento es electrónicamente enviado según las reglas de envío correspondientes a un ‘queue’ de procesamiento ó “in box”. El personal expresamente entrenado para esta función muestra los documentos en ‘queue’ con la ayuda de un computador central 3270 con un monitor CRT de alta resolución y toma así la acción apropiada determinada por el documento. En algunos casos el documento solamente tiene que ser colocado en un archivo de expedientes electrónico. En otros casos, como por ejemplo en casos de cambios de dirección del demandado, las actualizaciones deben ser fijadas en el Sistema de Información de Tránsito (TIS). Las líneas laborales de procesamiento ó ‘queues’ son asignadas a oficinistas específicos por el supervisor de la unidad. Esta asignación puede ser cambiada "al instante" por el personal de supervisión dependiendo en los reportes de disponibilidad de cualquier tipo de documento. Los ‘queues’ son también presentados a cada operador en una base de prioridad, de modo que los documentos críticos (como avisos de la expiración de los períodos de encausamiento) sean resueltos ántes que los documentos menos críticos que no tengan un límite de tiempo. A diferencia del ambiente basado exclusivamente en el uso de papel, la reserva exacta de documentos y su correspondiente prioridad es identificada a cualquier hora del día de trabajo. Si se requiere, los documentos pueden ser también utilizados manualmente por otros oficinistas operadores y procesados por otros ‘queues’, y la mayor parte de los oficinistas operadores han recibido el entrenamiento necesario para reemplazarlos en caso de que otras unidades experimenten retrasos en el trabajo diario.

Procesamiento del Mostrador. En la mayoría de los casos los demandados y los abogados se dirigen a las ventanillas y mostradores de las oficinas del Secretariado para solicitar información referente a los casos, presentar sus peticiones, y cancelar las multas pendientes en casos específicos. Por ejemplo: el demandado puede pagar las multas correspondientes, puede elegir asistir a una escuela de tránsito, puede solicitar una audiencia judicial ó una postergación de la misma. Los oficinistas en las ventanillas y mostradores de información utilizan las imágenes en el computador central 3270 con un monitor de alta resolución CRT para mostrar la información de los casos y el contenido archivado electrónicamente de cada uno de los casos para así poder prestar ayuda en la resolución de las peticiones. En muchos casos los nuevos formularios, como por ejemplo los formularios de restauración de suspensiones de licencias de conducir, tendrán que ser creados para satisfacer la petición. El sistema de S.P.I.R.I.T. tiene acceso a la información específica del caso, predispone los formularios revisando su exactitud, permite que el oficinista añada información adicional, y obtiene la firma de la parte solicitante a través de una pluma electrónica. Acto seguido imprime una copia del formulario para el solicitante, una copia es automáticamente añadida al archivo electrónico permanente del caso, y las actualizaciones automáticas al Sistema de Información de Tránsito (TIS) son realizadas.

Asignación de Calendarios y Mociones. En algunos casos el sistema de asignación de calendarios no fija automáticamente las fechas de audiencias de los casos. A veces las mociones son fijadas debido a la necesidad de ser oídas al día siguiente ó en la fecha y hora solicitada por un juez. Los procesos y las características similares a los Servicios de Información descritos anteriormente son utilizados para desempeñar estas tareas. La unidad de asignación de calendarios puede también crear automáticamente paquetes de servicios personales, imprimir dichos paquetes, y expedirlos a los departamentos apropiados para ser procesados. Todos los documentos creados en ésta unidad son añadidos automáticamente al archivo electrónico de los casos. La función para fijar mociones ha sido también asignada a los asistentes judiciales de los jueces para que ellos puedan controlar directamente el calendario de los jueces cuando sea requerido.

Inspección Pública. Tenemos también disponibles estaciones de trabajo con acceso al computador central 3270 que muestran imágenes simples, proporcionando así información a abogados y al público en general para que puedan hacer preguntas directas en referencia a los expedientes de casos específicos sin la ayuda del oficinista del Secretariado. El sistema de S.P.I.R.I.T. es una aplicación que permite el acceso al Internet para revisar el sumario de un caso específico y su estado, y presentarlo en línea.

Utilidades. El sistema de S.P.I.R.I.T. es una aplicación altamente derivada de tablas. Las funciones son proporcionadas bajo un sistema de control de seguridad que personaliza las acciones tomadas por el sistema. Como ejemplos se incluyen: tipos de documentos que pueden ser identificados en el proceso de clasificación por índice, las reglas de encausamiento de cada tipo de documento, las direcciones de las oficinas del Secretariado, y la lista de usuarios válidos y sus privilegios de acceso. Las funciones de informes son también proporcionadas, de manera que los supervisores puedan obtener reportes por unidad de procesamiento y por la acumulación en ‘queue’ de documentos reservados.

Procesamiento para Salas del Tribunal. Un creciente número de casos de tránsito están siendo oídos en los tribunales judiciales. Las acciones tomadas en los tribunales crean los historiales de cada caso, los cuales deben ser archivados y mantenidos, y pueden crear nuevos documentos que también deben ser archivados en los expedientes de los casos. En el pasado estas acciones eran indicadas por cuños ó sellos estampados en la parte posterior de la citación de tránsito ó eran escritas a mano en varios formularios. La calidad, la legibilidad y la exactitud de estos documentos procesados dependían del juez, oficial de audiencia, ú oficinista que haya tomado aquella acción determinada. Después de las sesiones de tribunal, todos los nuevos documentos presentados tenían que ser integrados manualmente a los expedientes de los casos. En la preparación del tribunal, los oficinistas tenían que buscar los archivos en cuartos enormes, embalarlos en maletas y enviar estas maletas por correo expreso a las distintas salas de tribunal en las diferentes localidades en todo el Condado. Si un caso no había sido correctamente embalado, entonces el archivo no estaría disponible para el juez durante la audiencia. Las funciones de Procesamiento de Salas de Tribunal del sistema S.P.I.R.I.T. fueron desarrolladas exclusivamente para resolver éstos y otros asuntos. Estas funciones del sistema de S.P.I.R.I.T. han estado en producción desde noviembre del 1998 y son actualmente utilizadas en las veintitrés (23) salas del tribunal de tránsito en seis (6) localidades por todo el Condado.

Transmisión de Información a Salas del Tribunal. Cada noche los datos de información y los expedientes electrónicos de los casos fijados para los dos días siguientes son extraídos del almacenamiento óptico permanente y transferidos electrónicamente a los servidores que se dedican a las operaciones del tribunal. Estos servidores independientes permiten que el tribunal continúe sus operaciones diarias sin interrupciones sí por cualquier motivo el almacenamiento ótico permanente ó la amplia red de área no se encuentren disponibles. Un máximo de cuatro (4) salas de tribunal son asignadas a cualquier servidor para nuevamente limitar el impacto en las operaciones del tribunal en caso que ocurra una falla eléctrica.

Procesamiento previo a las Audiencias Judiciales. Antes de iniciar las sesiones judiciales, el oficinista del tribunal puede reordenar casos del calendario basado en las preferencias del juez ó en las peticiones de los abogados, puede dejar mensajes para el juez en referencia a casos específicos (como por ejemplo, el fiscal del Estado nos ha informado que un oficial de policía llegará tarde pero estará disponible para el caso), y puede obtener la firma del Fiscal encargado de los casos de una sesión judicial para imprimirla en cualquier formulario requerido que deba ser creado. Si por cualquier otro motivo un caso tiene que ser oído pero no ha sido expresamente fijado para ese día, el oficinista puede solicitar el número del caso de emergencia y así el caso y sus imágenes son enviados electrónicamente a la sala del tribunal en cuestión de diez (10) minutos.

Plataforma del Juez. Al comenzar una sesión judicial, el juez se conecta al sistema con su nombre de usuario y su contraseña de identificación. Un sumario del calendario mostrando las sesiones y casos del día son mostrados en el monitor. El juez selecciona la sesión apropiada para cada uno de los casos en el calendario y cada sesión es mostrada por órden alfabético ó en el órden que el oficinista del Secretariado la haya modificado. El juez puede oír los casos é incorporar las acciones apropiadas, como una órden de arresto, la suspensión de la licencia de conducir, la continuación de un caso, mociones de audiencia, ó la resolución final del caso con las multas correspondientes, costos, y asignaciones a distintos programas de rehabilitación. Todas las acciones son agrupadas en cada caso y son mostradas de manera que el juez puede verificar las decisiones tomadas. Debido a que cada juez puede imponer sus propios fallos judiciales según las limitaciones estatutoriales apropiadas, el sistema de S.P.I.R.I.T. mantiene una lista extensa de acciones, conocidas como las opciones del juez, las cuales permiten que cada juez personalize la manera como el sistema de S.P.I.R.I.T. presenta las selecciones del juez en las salas del tribunal. Si un juez no se siente cómodo con la computadora, el oficinista del tribunal puede obtener acceso a la información del juez y simplemente se requiere que el juez examine y apruebe las acciones tomadas ántes de concluir el caso. Una vez que las acciones del caso sean completadas, el demandado se retira de la sala del tribunal y se dirige al Cuarto de Documentación Final para concluir con el procesamiento final. Ésto elimina cualquier interrupción en la sala del tribunal para que el demandado, en caso de tener alguna pregunta relacionada con pagos ó cómo contactar los programas de rehabilitación, etc., pueda obtener la información necesaria sin tener ninguna distracción.

Procesamiento Posterior al Fallo Judicial. Después de que el caso es oído, el demandado se retira de la sala del tribunal y es dirigido a una oficina central llamada ‘Cuarto de Documentación Final’ para recibir los documentos relacionados con las acciones determinadas en su caso. Los formularios de los fallos judiciales, las instrucciones para elegir una escuela de tránsito, cualquier órden dictada por el juez y, en algunos casos, las órdenes de cumplimiento, son generados electrónicamente en este ‘Cuarto de Documentación Final’. El oficinista responde a cualquier pregunta que el demandado pueda tener, examina y acepta los formularios correspondientes, y obtiene la firma al demandado con una pluma electrónica. Luego los formularios son imprimidos y una copia de cada formulario es entregada al demandado. Una copia es automáticamente añadida al archivo electrónico de expedientes. Y si se requiere, las firmas del juez son automáticamente imprimidas en los formularios (con el control de seguridad del sistema - el oficinista no puede modificar ó adjuntar la firma).

Procesamiento Final de la Audiencia Judicial. Después de que las sesiones judiciales han concluído, los oficinistas utilizan funciones específicas para automáticamente archivar toda la información creada durante la audiencia judicial del tribunal en el Sistema de Información de Tránsito (TIS). La eficacia de este proceso ha mejorado inmensamente por la capacidad de actualizar la información automáticamente. Además, al final del día todo el nuevo historial del caso recién creado y las imágenes del archivo son copiadas de los servidores de la sala del tribunal al depósito central permanente. El sistema tiene la capacidad de almacenar esta información durante un largo período de tiempo y luego transmite dicha información a través de una amplia unión de red de área conectada al depósito central permanente si éste sufre alguna falla técnica temporaria. En ciertas situaciones, las acciones tomadas en el tribunal pueden requerir que acciones posteriores de oficina sean realizadas; por ejemplo, si un juez solicita que un caso sea fijado en un día específico pero sin indicar una hora específica, entonces la unidad de planificación debe fijar el caso según el horario previamente fijado en el día en cuestión. En este tipo de situaciones, el sistema de Procesamiento para Salas del Tribunal automáticamente dirije los casos y los documentos hacia los ‘queues’ de procesamiento, muy parecido a la exploración y revisión para la calidad de exploración (QA) en las oficinas operacionales.

Ambiente Técnico

  • Estaciones de Trabajo para Clientes
    • Windows 2000
    • PC 400mhz y 1gig
    • Pantallas Cornerstone 17” (1280x1024) y Cornerstone 21” (1600x1200)
      Microsoft VisualBasic (VB6)
    • Software Attachmate Extra! para Windows (Acceso al 3270)
    • FileNet Panagon Client (Sistema de Imágenes)
  • Servidores
    • Servidores RS/6000 con IBM AIX 4.3.x (procesadores 44P SMP ó más rápidos, preferentemente)
    • Oracle 8.x
    • Sistema de Imágenes FileNet Panagon 3.6
    • Microsoft C / IBM C Compiler

Objetivos del Proyecto de S.P.I.R.I.T.
  • Mejorar el nivel de servicio al público;

  • Proporcionar el acceso simultáneo a cientos de miles de caso archivados;

  • Proporcionar un enriquecimiento laboral a los miembros del Equipo del Proyecto y a los empleados del Secretariado con una nueva ingeniería de trabajo (previas citaciones típicas en papel fueron manejadas 37 veces);

  • Proporcionar mejoras en el archivamiento de expedientes y la seguridad de los documentos;

  • Mejorar la eficiencia de las oficinas del Secretario de las Cortes y de los Tribunales;

  • Reducir las necesidades de almacenamiento;

  • Reducir las horas de sobre-tiempo y disminuir la dependencia en empleados de media jornada y empleados temporales;
    Mejorar las condiciones de trabajado del personal del Secretariado de las Cortes;

  • Cumplir con los mandatos y los requisitos legislativos y judiciales.

Beneficios del Proyecto de S.P.I.R.I.T.

  • Con la implementación de la PLANIFICACIÓN DE CALENDARIOS (CWB) en julio de 1995 (Primera I Fase del Proyecto de S.P.I.R.I.T.):

  • Reducción del número de oficinistas en la unidad de planificación de la División de Tránsito de cuarenta y cinco (45) empleados a menos de diez (10).

  • El uso del calendario y del espacio de la sala del tribunal existente ha sido incrementado al máximo.

  • La adecuada fijación de fechas de audiencias de más de 15,000 casos por semana según las reglas de los límites de tiempo encausamiento ha sido mejorado considerablemente.

  • Una importante reducción en las horas de sobre-tiempo solicitadas por los oficiales de policía para comparecer en los tribunales de tránsito, aumentando la cantidad de tiempo desempeñando sus labores de patrullaje en las calles, por medio de mejoras en la planificación y preparación de calendarios.

  • Proporciona varios reportes para una más eficaz administración del número de casos.

  • Durante los últimos cinco (5) años, la División de Tránsito del Secretario de las Cortes ha reasignado quince (15) posiciones de jornada completa y quince (15) posiciones de media jornada a la oficina de presupuestos (con un total de 26.5 Empleados de Jornada Completa - FTE), y ha transferido muchas posiciones vacantes de la División de Tránsito para ser utilizadas en otras áreas del Secretariado, con una reducción total de 40.25 posiciones (equivalentes) de jornada completa, hasta la fecha.

  • La División de Tránsito del Secretario de las Cortes actualmente maneja y procesa 32% más citaciones que en el año 1995, con un aumento de 167% en casos de infracciones de tránsito fijados para audiencias de tribunal, y todo ésto con una reducción de personal de un 15%.

  • Grandes mejorías en la calidad de los datos de información y una mayor reducción de errores en la información como resultado de la implementación del procesamiento en línea del sistema de S.P.I.R.I.T. en las salas del tribunal y el proceso automatizado de Return Court Information – RCI’s, desde un aproximado porcentaje de errores de un 15% a menos de 1%.

  • Ha reducido el uso de horas de sobre-tiempo en la División de Tránsito desde un total de $412,649 en el año fiscal de 1996/1997 hasta una baja proyección de $150,000 en el año fiscal de 2001/2002.

  • Todos los 10,000 documentos recibidos al día son ingresados al sistema de S.P.I.R.I.T., comenzando así el procesamiento de los mismos ése mismo día.

  • Todos los oficinistas de la División de Tránsito tienen acceso simultáneo a todos los archivos del sistema de S.P.I.R.I.T., lo cual permite el servicio totalmente descentralizado al público en general en todas nuestras oficinas del distrito.

  • Actualmente todos los formularios son preparados y generados por el sistema, por lo tanto son legibles y no contienen errores.

  • Se ha eliminado una considerable cantidad de tiempo utilizado en la busqueda de expedientes extraviados ó perdidos, al igual que casos solicitados por jueces ú otras personas.

  • Los Reportes Sumarios de Listas de ‘Queue’ proporcionan a los supervisores un importante instrumento para la administración y constante supervisión del trabajo, y también para distribuir los requisitos laborales según las exigencias de los trabajos a desempeñar.

  • Las “transmisiones de emergencia” del sistema de S.P.I.R.I.T. en las salas de los tribunales permiten que los jueces oigan todos los casos pendientes de un demandado específico (sin la necesidad de indagar la ubicación de varios expedientes en papel), permitiendo una más eficiente labor por parte de los tribunales.

  • Todos los documentos son archivados en un órden cronológico por fecha para facilitar el acceso a los mismos (especialmente durante la audiencia del tribunal).

  • Todas las acciones determinadas por el juez en la sala del tribunal son anotadas en un historial legible y generado por el sistema, el cual se presenta en un órden cronológico (ántes de la implementación del sistema de S.P.I.R.I.T., dicho historial era escrito manualmente al dorso de las citaciones judiciales por los oficinistas del tribunal).

  • Solamente se requiere un oficinista en cada sala del tribunal de tránsito (reducción de dos oficinistas con el uso de papel), permitiendo que las posiciones periféricas de la División de Tribunales de Distrito movilicen una gran cantidad de oficinistas del Secretariado a labores de servicio al público y otras funciones proporcionadas por nuestras oficinas.

  • Los historiales de Tallahassee de licencias de conducir accesibles electrónicamente por medio del sistema de S.P.I.R.I.T. en las audiencias de tránsito han sido actualizados en menos de 24 horas, ya que anteriormente las copias proporcionadas en papel podrían tener una demora de treinta (30) días ó más desde su última actualización.

  • Simplemente apretando un botón, el botón del “Sumario de Disposiciones” (disponible en todos los casos de tránsito), el juez ú oficial de audiencias puede determinar en todos los casos relacionados con infracciones de tránsito si cualquiera de los demandados tiene multas pendientes debidas al tribunal, permitiéndole así referirlos al Tribunal de Recaudación sin la necesidad de utilizar personal adicional ó sin la busqueda de información adicional.

  • Los errores del Reporte de Disposición devueltos al Condado de Miami-Dade por el Departamento de Seguridad de Carreteras y Vehículos Motorizados de la Florida (FDHSMV) son verdaderamente mínimos (previarmente a la implementación del sistema de S.P.I.R.I.T., estos errores eran devueltos por cajas).

  • La oficina de la Fiscalía del Estado ya no desecha ó pierde casos de infracciones de tránsito por haber perdido extraviado los documentos en papel referentes al caso.

Ventajas No-Cuantificables del Sistema de S.P.I.R.I.T.:

  • Una mejor calidad de vida – Increíbles cambios en el ambiente laboral de nuestras oficinas al haber cambiado el papeleo constante por expedientes electrónicos sin el uso de papel, resultando en un ambiente más limpio y más organizado, al igual que una mejora en la calidad de vida en los tribunales ya que los jueces ahora no tienen que rebuscar entre los expedientes en papel, los formularios del tribunal no tienen que ser llenados manualmente, y las firmas de los jueces, fiscales, demandados, y oficinistas pueden ser incluídas electrónicamente.
  • Amplio acceso a las instalaciones de la Corte – Una descentralizada calidad de servicio público que permite utilizar los distintos locales del distrito para todo lo relacionado con cuestiones de tránsito, como mostradores y ventanillas para el servicio al público, oficinas para abogados, tribunales, etc., sin tener que dirigirse al centro de Miami para revisar y procesar los expedientes de casos específicos del tribunal.

  • Las actividades de los mostradores y ventanillas de servicio al público han mejorado sumamente con todos los formularios generados por el sistema (con una menor posibilidad de cometer errores humanos), y menos clientes con problemas de licencias de conducir regresan a nuestros locales después de visitar las oficinas del Departamento de Seguridad de Carreteras y Vehículos Motorizados de la Florida (FDHSMV).

  • Un dinámico procesamiento judicial en las salas del tribunal - Los demandados reciben la documentación generada por el sistema (la cual ya no es difícil de leer por NO estar escrita a mano), como las órdenes del tribunal é instrucciones para cumplir con los fallos otorgados, las cuales son obtenidas después de sus audiencias en los ‘cuartos de documentación final’, donde los oficinistas del tribunal pueden explicarles a los demandados el proceso detalladamente (fuera del ambiente del tribunal).

Según el Juez Slom, Juez Administrativo del Tribunal Penal/de Tránsito de Condado: “la implementación del sistema de SPIRIT ha resultado en la mejoría de muchas de nuestras operaciones judiciales en las salas del tribunal.” Algunos de estos beneficios son los siguientes:

  • En la actualidad tenemos la capacidad de fijar una fecha de audiencia en nuestras salas del tribunal sin el uso de papel, sin tener que llevar a cabo la busqueda del expediente en papel. Ésto ha mejorado dramáticamente la eficiencia de nuestras salas del tribunal.

  • Nosotros podemos localizar instantáneamente todos los casos pendientes de un mismo demandado y resolverlos inmediatamente. Ésto representa no sólo una mayor eficiencia sino también en considerables ahorros de tiempo y de gastos.

  • Ahora nosotros no tenemos que descifrar la caligrafía de los jueces. Ahora cada anotación hecha por un juez en el sistema de S.P.I.R.I.T. es imprimida y delineada claramente.

"Es un placer para mi como Juez Administrativo de la División Penal de los Tribunales de Condado ser parte de este salto innovador hacia un futuro con tribunales sin el uso de papel.”

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