
La
administración de los cientos de miles de casos de infracciones
de tránsito presentados en el Condado de Miami-Dade cada
año es un reto monumental. Durante el transcurso de los
años la Oficina del Secretario de las Cortes y el Tribunal
han encarado los desafíos de este "tigre de papel",
progresando desde simples procedimientos manuales hasta complejos
sistemas de procesamiento automatizado. Las demandas actuales
de mayor eficacia y capacidad en la administración del
interminable flujo de documentos han establecido como un aspecto
crítico la busqueda de nuevas y creativas tecnologías
para administrar estos numerosos expedientes judiciales. El proyecto
S.P.I.R.I.T. (Tecnología de Recuperación Simultánea
de Información é Imágenes Sin el Uso de Papel)
ha sido una altamente inovadora y ambiciosa incursión diseñada
con la intención de lanzar nuestra Oficina al siglo veintiuno.
Este proyecto es un esfuerzo cooperativo entre la Oficina del
Secretario de las Cortes, la Oficina Administrativa de las Cortes
(AOC), y el Condado de Miami-Dade.
· Descripción del Sistema de S.P.I.R.I.T.
Descripción
del Sistema de S.P.I.R.I.T.
El proyecto de Tecnología de Recuperación
Simultánea de Información é Imágenes
Sin el Uso de Papel S.P.I.R.I.T. es una serie de sistemas
basados en tecnología de información desarrollada
para la División de Tránsito del Condado de Miami-Dade.
Los proyectos fueron iniciados para proporcionar mejores y avanzados
servicios a las diversas agencias encargadas de casos de tránsito,
abogados, y el público en general, y como respuesta a la
creciente demanda del público para que el sistema fuese capaz
de hacer más con menos. Es así como S.P.I.R.I.T. fué
desarrollado y puesto en práctica en la División de
Tránsito. Sin embargo, la mayor parte de la arquitectura
principal y componentes de la aplicación fueron construídos
con la intención de ampliar la capacidad de otros tipos de
casos.
S.P.I.R.I.T.
se conforma de los siguientes componentes y funciones:
Plataforma de Planificación de Calendarios Judiciales.
La Plataforma de Planificación de Calendarios Judiciales
es una aplicación basada en las reglas de cliente/servidor
construídas con técnicas de inteligencia artificial
y un software que programa todos los casos de tránsito para
las catorce (14) divisiones y las veintitrés (23) salas de
tribunales de tránsito dentro del Condado de Miami-Dade.
Un administrador dirigente de la Oficina Administrativa de las Cortes
(AOC) desarrolla las "plantillas" que establecen sesiones
disponibles, listas de jueces y sus preferencias, y límites
de sesiones dependiendo del tipo de sesiones. Los casos que tienen
que ser fijados para audiencias en el tribunal, las agenda de los
jueces y de los oficiales, datos de plantillas, y un número
determinado de reglamentos fijados (como por ejemplo: todos los
casos de DUI ó manejar en estado de embriaguez son solamente
fijados en ciertas divisiones, los casos que involucran a oficiales
de terceras jornadas son solamente fijados en las primeras sesiones
de mañana, los casos con un limitado período de encausamiento
son fijados primero, los casos por infracciones pueden ser oídos
por un oficial de audiencia en lugar de un juez, etc.). El administrador
dirigente puede examinar los resultados del proceso de planificación
de calendarios judiciales, incluyendo el factor que refleja si las
sesiones están llenas ó no, ó si el hecho de
estar reservadas en ciertas divisiones es importante ó no,
y así poder tomar las decisiones necesarias para cambiar
parámetros, añadir sesiones, etc., y para mejorar
el resultado final de los tribunales. Una vez que el administrador
dirigente está satisfecho con los resultados, una lista es
"aceptada" y la información fijada es transferida
al Sistema de Información de Tránsito (TIS) de modo
que las notificaciones judiciales apropiadas puedan ser generadas.
El sistema ha estado en producción desde el verano del año
1995, y en la actualidad se asignan más de 15,000 casos por
semana. Además se encuentra en fase preparativa un sistema
para fijar casos de delitos menores (misdemeanors) y casos de violencia
doméstica.
Administración del Proceso Laboral y las Funciones
de Imágenes. El volúmen de los casos de tránsito,
las acciones requeridas para cada caso, y el número de documentos
que deben ser manejados en cada caso, crean un “tigre de papel”
que es muy dífícil de controlar. La administración
del proceso laboral y las funciones de las imágenes contenidas
en el sistema S.P.I.R.I.T. fueron diseñadas para resolver
directamente éstas dificultades. Éste componente del
sistema de S.P.I.R.I.T. ha estado en producción desde el
20 de enero del 1998. Sus funciones principales incluyen:
Exploración, Revisión de Calidad de Exploración
(QA), y Clasificación por Índice de Documentos. Todos
los documentos relacionados con un caso de tránsito son actualmente
aceptados en papel a través del correo postal estadounidense
ó en las ventanillas y mostradores de nuestras oficinas.
También nos estamos preparando para poder recibir electrónicamente
citaciones del SUNPASS, y comenzaremos a aceptar las peticiones
y apelaciones correspondientes también presentadas electrónicamente.
Los documentos en papel son organizados por el tipo de documento
que son, luego son ‘escaneados’ por un equipo de procesamiento
central para revisar su calidad de exploración (QA) y determinar
su legibilidad, y así estos documentos son archivados por
índice en los expedientes de los casos respectivos. Ciertos
tipos de documentos (como las citaciones judiciales, listas de testigos
y formularios de arresto) también son procesados por el Reconocimiento
Óptico de Símbolos (Optical Character Recognition
- OCR) y las aplicaciones de reconocimiento de código de
barras para disminuir la cantidad de trabajo manual relacionado
con el archivamiento por índice y mejorar la eficacia de
la clasificación de información por índice
en general. La aplicación de dicha clasificación de
información por índice permite la archivación
de un simple documento a múltiples casos, y también
vuelve a clasificar por índice cualquier documento que se
requiera corregir sus errores. Una vez aceptado por la revisión
de calidad (QA), los documentos son almacenados permanentemente
en los discos ópticos WORM (Write Once Read Many) en un "toca-discos"
óptico. Una vez almacenados, los documentos accedidos pueden
ser mostrados simultáneamente en todas partes a través
del sistema de S.P.I.R.I.T. por alguien con la autoridad apropiada
de seguridad.
Entrada de Datos de Información. Las citaciones
judiciales, las listas de testigos, los formularios de arresto,
y las presentaciones directas hechas por la Fiscalía del
Estado son electrónicamente enviados por la función
de revisión de calidad de exploración (QA) a la unidad
de Entrada de Datos de Información centralizada. La imágen
de cada documento y un computador central 3270 son mostrados en
un monitor CRT de alta resolución para la entrada de datos
de información en el Sistema de Información de Tránsito
(TIS). La información del caso es ingresada por un operador,
y luego es automáticamente enviada a un segundo operador
para el reingreso de ciertos datos claves para realizar una ‘doble’
verificación. La imágen del documento puede ser "agrandada"
de manera que puede ser mostrada hasta ocho (8) veces más
grande que su tamaño original, si lo es requerido, en caso
de que las letras escritas por el oficial de policía no sean
legibles. En los casos en los cuales falta información (como
por ejemplo el número del estatuto) la aplicación
de este sistema automáticamente crea una copia impresa de
la citación judicial y la envía al oficial que expidió
la infracción para ser corregida y volver a ser presentada.
Los operadores de entrada de datos de información pueden
también llevar a cabo la investigación en otros sistemas,
como por ejemplo el sistema del Departamento de Seguridad de Carreteras
y Vehículos Motorizados de la Florida (FDHSMV), para clarificar
la información cuando lo sea requerido. Si el oficinista
operador de entrada de datos tiene alguna pregunta referente a cómo
manejar una situación específica, el caso puede ser
electrónicamente transferido a un supervisor para obtener
comentarios y el supervisor puede entonces electrónicamente
devolver el caso al oficinista operador inicial para concluir su
resolución. Los casos son enviados para la entrada de datos
en una base de prioridad controlada por el supervisor, de modo que
los casos de cárcel sean manejados primero, los casos penales
con cortos períodos de encausamiento son procesados a continuación,
y las citaciones judiciales por infracciones sean las últimas
en procesar.
Procesamiento de Información. Muchos tipos
de documentos aparte de las citaciones judiciales, como por ejemplo
las mociones, avisos de la expiración de períodos
de encausamiento, cumplimiento de cursos de las escuelas de tránsito,
etc., son presentados en las oficinas del Secretario de las Cortes
para ser procesados. Inmediatamente después que un documento
es aceptado en la función de revisión para la calidad
de exploración (QA), dicho documento es electrónicamente
enviado según las reglas de envío correspondientes
a un ‘queue’ de procesamiento ó “in box”.
El personal expresamente entrenado para esta función muestra
los documentos en ‘queue’ con la ayuda de un computador
central 3270 con un monitor CRT de alta resolución y toma
así la acción apropiada determinada por el documento.
En algunos casos el documento solamente tiene que ser colocado en
un archivo de expedientes electrónico. En otros casos, como
por ejemplo en casos de cambios de dirección del demandado,
las actualizaciones deben ser fijadas en el Sistema de Información
de Tránsito (TIS). Las líneas laborales de procesamiento
ó ‘queues’ son asignadas a oficinistas específicos
por el supervisor de la unidad. Esta asignación puede ser
cambiada "al instante" por el personal de supervisión
dependiendo en los reportes de disponibilidad de cualquier tipo
de documento. Los ‘queues’ son también presentados
a cada operador en una base de prioridad, de modo que los documentos
críticos (como avisos de la expiración de los períodos
de encausamiento) sean resueltos ántes que los documentos
menos críticos que no tengan un límite de tiempo.
A diferencia del ambiente basado exclusivamente en el uso de papel,
la reserva exacta de documentos y su correspondiente prioridad es
identificada a cualquier hora del día de trabajo. Si se requiere,
los documentos pueden ser también utilizados manualmente
por otros oficinistas operadores y procesados por otros ‘queues’,
y la mayor parte de los oficinistas operadores han recibido el entrenamiento
necesario para reemplazarlos en caso de que otras unidades experimenten
retrasos en el trabajo diario.
Procesamiento del Mostrador. En la mayoría
de los casos los demandados y los abogados se dirigen a las ventanillas
y mostradores de las oficinas del Secretariado para solicitar información
referente a los casos, presentar sus peticiones, y cancelar las
multas pendientes en casos específicos. Por ejemplo: el demandado
puede pagar las multas correspondientes, puede elegir asistir a
una escuela de tránsito, puede solicitar una audiencia judicial
ó una postergación de la misma. Los oficinistas en
las ventanillas y mostradores de información utilizan las
imágenes en el computador central 3270 con un monitor de
alta resolución CRT para mostrar la información de
los casos y el contenido archivado electrónicamente de cada
uno de los casos para así poder prestar ayuda en la resolución
de las peticiones. En muchos casos los nuevos formularios, como
por ejemplo los formularios de restauración de suspensiones
de licencias de conducir, tendrán que ser creados para satisfacer
la petición. El sistema de S.P.I.R.I.T. tiene acceso a la
información específica del caso, predispone los formularios
revisando su exactitud, permite que el oficinista añada información
adicional, y obtiene la firma de la parte solicitante a través
de una pluma electrónica. Acto seguido imprime una copia
del formulario para el solicitante, una copia es automáticamente
añadida al archivo electrónico permanente del caso,
y las actualizaciones automáticas al Sistema de Información
de Tránsito (TIS) son realizadas.
Asignación de Calendarios y Mociones. En
algunos casos el sistema de asignación de calendarios no
fija automáticamente las fechas de audiencias de los casos.
A veces las mociones son fijadas debido a la necesidad de ser oídas
al día siguiente ó en la fecha y hora solicitada por
un juez. Los procesos y las características similares a los
Servicios de Información descritos anteriormente son utilizados
para desempeñar estas tareas. La unidad de asignación
de calendarios puede también crear automáticamente
paquetes de servicios personales, imprimir dichos paquetes, y expedirlos
a los departamentos apropiados para ser procesados. Todos los documentos
creados en ésta unidad son añadidos automáticamente
al archivo electrónico de los casos. La función para
fijar mociones ha sido también asignada a los asistentes
judiciales de los jueces para que ellos puedan controlar directamente
el calendario de los jueces cuando sea requerido.
Inspección Pública. Tenemos también
disponibles estaciones de trabajo con acceso al computador central
3270 que muestran imágenes simples, proporcionando así
información a abogados y al público en general para
que puedan hacer preguntas directas en referencia a los expedientes
de casos específicos sin la ayuda del oficinista del Secretariado.
El sistema de S.P.I.R.I.T. es una aplicación que permite
el acceso al Internet para revisar el sumario de un caso específico
y su estado, y presentarlo en línea.
Utilidades. El sistema de S.P.I.R.I.T. es una aplicación
altamente derivada de tablas. Las funciones son proporcionadas bajo
un sistema de control de seguridad que personaliza las acciones
tomadas por el sistema. Como ejemplos se incluyen: tipos de documentos
que pueden ser identificados en el proceso de clasificación
por índice, las reglas de encausamiento de cada tipo de documento,
las direcciones de las oficinas del Secretariado, y la lista de
usuarios válidos y sus privilegios de acceso. Las funciones
de informes son también proporcionadas, de manera que los
supervisores puedan obtener reportes por unidad de procesamiento
y por la acumulación en ‘queue’ de documentos
reservados.
Procesamiento para Salas del Tribunal. Un creciente
número de casos de tránsito están siendo oídos
en los tribunales judiciales. Las acciones tomadas en los tribunales
crean los historiales de cada caso, los cuales deben ser archivados
y mantenidos, y pueden crear nuevos documentos que también
deben ser archivados en los expedientes de los casos. En el pasado
estas acciones eran indicadas por cuños ó sellos estampados
en la parte posterior de la citación de tránsito ó
eran escritas a mano en varios formularios. La calidad, la legibilidad
y la exactitud de estos documentos procesados dependían del
juez, oficial de audiencia, ú oficinista que haya tomado
aquella acción determinada. Después de las sesiones
de tribunal, todos los nuevos documentos presentados tenían
que ser integrados manualmente a los expedientes de los casos. En
la preparación del tribunal, los oficinistas tenían
que buscar los archivos en cuartos enormes, embalarlos en maletas
y enviar estas maletas por correo expreso a las distintas salas
de tribunal en las diferentes localidades en todo el Condado. Si
un caso no había sido correctamente embalado, entonces el
archivo no estaría disponible para el juez durante la audiencia.
Las funciones de Procesamiento de Salas de Tribunal del sistema
S.P.I.R.I.T. fueron desarrolladas exclusivamente para resolver éstos
y otros asuntos. Estas funciones del sistema de S.P.I.R.I.T. han
estado en producción desde noviembre del 1998 y son actualmente
utilizadas en las veintitrés (23) salas del tribunal de tránsito
en seis (6) localidades por todo el Condado.
Transmisión de Información a Salas del Tribunal.
Cada noche los datos de información y los expedientes electrónicos
de los casos fijados para los dos días siguientes son extraídos
del almacenamiento óptico permanente y transferidos electrónicamente
a los servidores que se dedican a las operaciones del tribunal.
Estos servidores independientes permiten que el tribunal continúe
sus operaciones diarias sin interrupciones sí por cualquier
motivo el almacenamiento ótico permanente ó la amplia
red de área no se encuentren disponibles. Un máximo
de cuatro (4) salas de tribunal son asignadas a cualquier servidor
para nuevamente limitar el impacto en las operaciones del tribunal
en caso que ocurra una falla eléctrica.
Procesamiento previo a las Audiencias Judiciales.
Antes de iniciar las sesiones judiciales, el oficinista del tribunal
puede reordenar casos del calendario basado en las preferencias
del juez ó en las peticiones de los abogados, puede dejar
mensajes para el juez en referencia a casos específicos (como
por ejemplo, el fiscal del Estado nos ha informado que un oficial
de policía llegará tarde pero estará disponible
para el caso), y puede obtener la firma del Fiscal encargado de
los casos de una sesión judicial para imprimirla en cualquier
formulario requerido que deba ser creado. Si por cualquier otro
motivo un caso tiene que ser oído pero no ha sido expresamente
fijado para ese día, el oficinista puede solicitar el número
del caso de emergencia y así el caso y sus imágenes
son enviados electrónicamente a la sala del tribunal en cuestión
de diez (10) minutos.
Plataforma del Juez. Al comenzar una sesión
judicial, el juez se conecta al sistema con su nombre de usuario
y su contraseña de identificación. Un sumario del
calendario mostrando las sesiones y casos del día son mostrados
en el monitor. El juez selecciona la sesión apropiada para
cada uno de los casos en el calendario y cada sesión es mostrada
por órden alfabético ó en el órden que
el oficinista del Secretariado la haya modificado. El juez puede
oír los casos é incorporar las acciones apropiadas,
como una órden de arresto, la suspensión de la licencia
de conducir, la continuación de un caso, mociones de audiencia,
ó la resolución final del caso con las multas correspondientes,
costos, y asignaciones a distintos programas de rehabilitación.
Todas las acciones son agrupadas en cada caso y son mostradas de
manera que el juez puede verificar las decisiones tomadas. Debido
a que cada juez puede imponer sus propios fallos judiciales según
las limitaciones estatutoriales apropiadas, el sistema de S.P.I.R.I.T.
mantiene una lista extensa de acciones, conocidas como las opciones
del juez, las cuales permiten que cada juez personalize la manera
como el sistema de S.P.I.R.I.T. presenta las selecciones del juez
en las salas del tribunal. Si un juez no se siente cómodo
con la computadora, el oficinista del tribunal puede obtener acceso
a la información del juez y simplemente se requiere que el
juez examine y apruebe las acciones tomadas ántes de concluir
el caso. Una vez que las acciones del caso sean completadas, el
demandado se retira de la sala del tribunal y se dirige al Cuarto
de Documentación Final para concluir con el procesamiento
final. Ésto elimina cualquier interrupción en la sala
del tribunal para que el demandado, en caso de tener alguna pregunta
relacionada con pagos ó cómo contactar los programas
de rehabilitación, etc., pueda obtener la información
necesaria sin tener ninguna distracción.
Procesamiento Posterior al Fallo Judicial. Después
de que el caso es oído, el demandado se retira de la sala
del tribunal y es dirigido a una oficina central llamada ‘Cuarto
de Documentación Final’ para recibir los documentos
relacionados con las acciones determinadas en su caso. Los formularios
de los fallos judiciales, las instrucciones para elegir una escuela
de tránsito, cualquier órden dictada por el juez y,
en algunos casos, las órdenes de cumplimiento, son generados
electrónicamente en este ‘Cuarto de Documentación
Final’. El oficinista responde a cualquier pregunta que el
demandado pueda tener, examina y acepta los formularios correspondientes,
y obtiene la firma al demandado con una pluma electrónica.
Luego los formularios son imprimidos y una copia de cada formulario
es entregada al demandado. Una copia es automáticamente añadida
al archivo electrónico de expedientes. Y si se requiere,
las firmas del juez son automáticamente imprimidas en los
formularios (con el control de seguridad del sistema - el oficinista
no puede modificar ó adjuntar la firma).
Procesamiento Final de la Audiencia Judicial. Después
de que las sesiones judiciales han concluído, los oficinistas
utilizan funciones específicas para automáticamente
archivar toda la información creada durante la audiencia
judicial del tribunal en el Sistema de Información de Tránsito
(TIS). La eficacia de este proceso ha mejorado inmensamente por
la capacidad de actualizar la información automáticamente.
Además, al final del día todo el nuevo historial del
caso recién creado y las imágenes del archivo son
copiadas de los servidores de la sala del tribunal al depósito
central permanente. El sistema tiene la capacidad de almacenar esta
información durante un largo período de tiempo y luego
transmite dicha información a través de una amplia
unión de red de área conectada al depósito
central permanente si éste sufre alguna falla técnica
temporaria. En ciertas situaciones, las acciones tomadas en el tribunal
pueden requerir que acciones posteriores de oficina sean realizadas;
por ejemplo, si un juez solicita que un caso sea fijado en un día
específico pero sin indicar una hora específica, entonces
la unidad de planificación debe fijar el caso según
el horario previamente fijado en el día en cuestión.
En este tipo de situaciones, el sistema de Procesamiento para Salas
del Tribunal automáticamente dirije los casos y los documentos
hacia los ‘queues’ de procesamiento, muy parecido a
la exploración y revisión para la calidad de exploración
(QA) en las oficinas operacionales.
Ambiente
Técnico
- Estaciones
de Trabajo para Clientes
-
Windows 2000
-
PC 400mhz y 1gig
-
Pantallas Cornerstone 17” (1280x1024) y Cornerstone
21” (1600x1200)
Microsoft VisualBasic (VB6)
-
Software Attachmate Extra! para Windows (Acceso al 3270)
-
FileNet Panagon Client (Sistema de Imágenes)
-
Servidores
-
Servidores RS/6000 con IBM AIX 4.3.x (procesadores 44P SMP
ó más rápidos, preferentemente)
-
Oracle 8.x
-
Sistema de Imágenes FileNet Panagon 3.6
-
Microsoft C / IBM C Compiler
Objetivos
del Proyecto de S.P.I.R.I.T.
-
Mejorar el nivel de servicio al público;
-
Proporcionar el acceso simultáneo a cientos de miles
de caso archivados;
-
Proporcionar un enriquecimiento laboral a los miembros del Equipo
del Proyecto y a los empleados del Secretariado con una nueva
ingeniería de trabajo (previas citaciones típicas
en papel fueron manejadas 37 veces);
-
Proporcionar mejoras en el archivamiento de expedientes y la
seguridad de los documentos;
-
Mejorar la eficiencia de las oficinas del Secretario de las
Cortes y de los Tribunales;
-
Reducir las necesidades de almacenamiento;
-
Reducir las horas de sobre-tiempo y disminuir la dependencia
en empleados de media jornada y empleados temporales;
Mejorar las condiciones de trabajado del personal del Secretariado
de las Cortes;
-
Cumplir con los mandatos y los requisitos legislativos y judiciales.
Beneficios
del Proyecto de S.P.I.R.I.T.
-
Con
la implementación de la PLANIFICACIÓN DE CALENDARIOS
(CWB) en julio de 1995 (Primera I Fase del Proyecto de S.P.I.R.I.T.):
-
Reducción
del número de oficinistas en la unidad de planificación
de la División de Tránsito de cuarenta y cinco
(45) empleados a menos de diez (10).
-
El uso del calendario y del espacio de la sala del tribunal
existente ha sido incrementado al máximo.
-
La adecuada fijación de fechas de audiencias de más
de 15,000 casos por semana según las reglas de los límites
de tiempo encausamiento ha sido mejorado considerablemente.
-
Una importante reducción en las horas de sobre-tiempo
solicitadas por los oficiales de policía para comparecer
en los tribunales de tránsito, aumentando la cantidad
de tiempo desempeñando sus labores de patrullaje en las
calles, por medio de mejoras en la planificación y preparación
de calendarios.
-
Proporciona varios reportes para una más eficaz administración
del número de casos.
-
Durante los últimos cinco (5) años, la División
de Tránsito del Secretario de las Cortes ha reasignado
quince (15) posiciones de jornada completa y quince (15) posiciones
de media jornada a la oficina de presupuestos (con un total
de 26.5 Empleados de Jornada Completa - FTE), y ha transferido
muchas posiciones vacantes de la División de Tránsito
para ser utilizadas en otras áreas del Secretariado,
con una reducción total de 40.25 posiciones (equivalentes)
de jornada completa, hasta la fecha.
-
La División de Tránsito del Secretario de las
Cortes actualmente maneja y procesa 32%
más citaciones que en el año 1995, con
un aumento de 167% en casos
de infracciones de tránsito fijados para audiencias
de tribunal, y todo ésto con una reducción de
personal de un 15%.
-
Grandes mejorías en la calidad de los datos de información
y una mayor reducción de errores en la información
como resultado de la implementación del procesamiento
en línea del sistema de S.P.I.R.I.T. en las salas del
tribunal y el proceso automatizado de Return Court Information
– RCI’s, desde un aproximado porcentaje de errores
de un 15% a menos de 1%.
-
Ha reducido el uso de horas de sobre-tiempo en la División
de Tránsito desde un total de $412,649 en el año
fiscal de 1996/1997 hasta una baja proyección de $150,000
en el año fiscal de 2001/2002.
-
Todos los 10,000 documentos recibidos al día son ingresados
al sistema de S.P.I.R.I.T., comenzando así el procesamiento
de los mismos ése mismo día.
-
Todos
los oficinistas de la División de Tránsito tienen
acceso simultáneo a todos los archivos del sistema de
S.P.I.R.I.T., lo cual permite el servicio totalmente descentralizado
al público en general en todas nuestras oficinas del
distrito.
-
Actualmente todos los formularios son preparados y generados
por el sistema, por lo tanto son legibles y no contienen errores.
-
Se ha eliminado una considerable cantidad de tiempo utilizado
en la busqueda de expedientes extraviados ó perdidos,
al igual que casos solicitados por jueces ú otras personas.
-
Los Reportes Sumarios de Listas de ‘Queue’ proporcionan
a los supervisores un importante instrumento para la administración
y constante supervisión del trabajo, y también
para distribuir los requisitos laborales según las exigencias
de los trabajos a desempeñar.
-
Las “transmisiones de emergencia” del sistema de
S.P.I.R.I.T. en las salas de los tribunales permiten que los
jueces oigan todos los casos pendientes de un demandado específico
(sin la necesidad de indagar la ubicación de varios expedientes
en papel), permitiendo una más eficiente labor por parte
de los tribunales.
-
Todos
los documentos son archivados en un órden cronológico
por fecha para facilitar el acceso a los mismos (especialmente
durante la audiencia del tribunal).
-
Todas
las acciones determinadas por el juez en la sala del tribunal
son anotadas en un historial legible y generado por el sistema,
el cual se presenta en un órden cronológico (ántes
de la implementación del sistema de S.P.I.R.I.T., dicho
historial era escrito manualmente al dorso de las citaciones
judiciales por los oficinistas del tribunal).
-
Solamente se requiere un oficinista en cada sala del tribunal
de tránsito (reducción de dos oficinistas con
el uso de papel), permitiendo que las posiciones periféricas
de la División de Tribunales de Distrito movilicen una
gran cantidad de oficinistas del Secretariado a labores de servicio
al público y otras funciones proporcionadas por nuestras
oficinas.
-
Los
historiales de Tallahassee de licencias de conducir accesibles
electrónicamente por medio del sistema de S.P.I.R.I.T.
en las audiencias de tránsito han sido actualizados en
menos de 24 horas, ya que anteriormente las
copias proporcionadas en papel podrían tener una demora
de treinta (30) días ó
más desde su última actualización.
-
Simplemente
apretando un botón, el botón del “Sumario
de Disposiciones” (disponible en todos los casos de tránsito),
el juez ú oficial de audiencias puede determinar en todos
los casos relacionados con infracciones de tránsito si
cualquiera de los demandados tiene multas pendientes debidas
al tribunal, permitiéndole así referirlos al Tribunal
de Recaudación sin la necesidad de utilizar personal
adicional ó sin la busqueda de información
adicional.
-
Los
errores del Reporte de Disposición devueltos al Condado
de Miami-Dade por el Departamento de Seguridad de Carreteras
y Vehículos Motorizados de la Florida (FDHSMV) son verdaderamente
mínimos (previarmente a la implementación del
sistema de S.P.I.R.I.T., estos errores eran devueltos por cajas).
-
La oficina de la Fiscalía del Estado ya no desecha ó
pierde casos de infracciones de tránsito por haber perdido
extraviado los documentos en papel referentes al caso.
Ventajas
No-Cuantificables del Sistema de S.P.I.R.I.T.:
-
Una mejor calidad de vida – Increíbles cambios
en el ambiente laboral de nuestras oficinas al haber cambiado
el papeleo constante por expedientes electrónicos sin
el uso de papel, resultando en un ambiente más limpio
y más organizado, al igual que una mejora en la calidad
de vida en los tribunales ya que los jueces ahora no tienen
que rebuscar entre los expedientes en papel, los formularios
del tribunal no tienen que ser llenados manualmente, y las firmas
de los jueces, fiscales, demandados, y oficinistas pueden ser
incluídas electrónicamente.
-
Amplio acceso a las instalaciones de la Corte – Una descentralizada
calidad de servicio público que permite utilizar los
distintos locales del distrito para todo lo relacionado con
cuestiones de tránsito, como mostradores y ventanillas
para el servicio al público, oficinas para abogados,
tribunales, etc., sin tener que dirigirse al centro de Miami
para revisar y procesar los expedientes de casos específicos
del tribunal.
-
Las actividades de los mostradores y ventanillas de servicio
al público han mejorado sumamente con todos los formularios
generados por el sistema (con una menor posibilidad de cometer
errores humanos), y menos clientes con problemas de licencias
de conducir regresan a nuestros locales después de visitar
las oficinas del Departamento de Seguridad de Carreteras y Vehículos
Motorizados de la Florida (FDHSMV).
-
Un dinámico procesamiento judicial en las salas del tribunal
- Los demandados reciben la documentación generada por
el sistema (la cual ya no es difícil de leer por NO estar
escrita a mano), como las órdenes del tribunal é
instrucciones para cumplir con los fallos otorgados, las cuales
son obtenidas después de sus audiencias en los ‘cuartos
de documentación final’, donde los oficinistas
del tribunal pueden explicarles a los demandados el proceso
detalladamente (fuera del ambiente del tribunal).

Según
el Juez Slom, Juez Administrativo del Tribunal Penal/de Tránsito
de Condado: “la implementación del sistema de SPIRIT
ha resultado en la mejoría de muchas de nuestras operaciones
judiciales en las salas del tribunal.” Algunos de estos beneficios
son los siguientes:
-
En la actualidad tenemos la capacidad de fijar una fecha de
audiencia en nuestras salas del tribunal sin el uso de papel,
sin tener que llevar a cabo la busqueda del expediente
en papel. Ésto ha mejorado dramáticamente la eficiencia
de nuestras salas del tribunal.
-
Nosotros podemos localizar instantáneamente todos los
casos pendientes de un mismo demandado y resolverlos inmediatamente.
Ésto representa no sólo una mayor eficiencia sino
también en considerables ahorros de tiempo y de gastos.
- Ahora
nosotros no tenemos que descifrar la caligrafía de los
jueces. Ahora cada anotación hecha por un juez en el
sistema de S.P.I.R.I.T. es imprimida y delineada claramente.
"Es un placer para mi como Juez Administrativo de la División
Penal de los Tribunales de Condado ser parte de este salto innovador
hacia un futuro con tribunales sin el uso de papel.”
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