Harvey Ruvin - Clerk of the Courts - Miami-Dade County, Florida

Tecnología de recuperación simultánea de información e imágenes sin el uso de papel (SPIRIT, sigla en inglés)

Beneficios del proyecto

  • Con la implementación de la Plataforma de planificación de calendarios (CWB, sigla en inglés) en julio de 1995 (Etapa I del proyecto SPIRIT), se han logrado los siguientes beneficios:
    • Reducción en la cantidad de empleados en la Unidad de planificación de la División de Tránsito de 45 a menos de 10.
    • Se maximizó la utilización del calendario y del espacio existente de la sala del tribunal.
    • Presentación en tiempo de un promedio de 22,000 casos semanales; y se  maximizaron las reglas de juicios "sin demora".
    • La elaboración de mejores agenda y  horarios y una mayor eficiencia permitió lograr una considerable reducción de las horas extra de estadía de los policías en el tribunal y aumento de sus horas de trabajo en las calles.
    • Generación de diversos informes para administrar el número de casos de forma más eficiente.
    • Con la implementación de SPIRIT, la División de Tránsito del Secretario devolvió 15 puestos de tiempo completo y 15 puestos de tiempo parcial a la oficina de presupuestos (que en total suman 26.4 empleados a tiempo completo o FTE [sigla en inglés]) y transfirió numerosos puestos vacantes para que fueran usados en otras áreas de la Oficina del Secretario, para una reducción total de 40.25 puestos (equivalentes) a tiempo completo, de la División de Tránsito.
  • La División de Tránsito del Secretario ahora maneja y procesa un 94%  más de multas que en 1997, con un aumento de 113% en casos de infracción programados para el tribunal, todo esto con 15% menos de personal.
  • Se lograron mejoras importantes en la calidad de los datos y una considerable reducción de los errores de datos como resultado del procesamiento en línea con SPIRIT en la sala del tribunal y la automatización de la devolución de información del tribunal (RCI, sigla en inglés), lo que permitió reducir el índice de error aproximado desde un 15% a menos del 1%.
  • Reducción del uso de horas extra de la División de Tránsito desde la elevada suma de $412,649 en el año fiscal 96/97 a la suma mucho menor de $150,000 en el año fiscal '01/02.
  • Los 12,000 documentos diarios que se reciben se ingresan en SPIRIT y su procesamiento comienza el mismo día.
  • Todos los secretarios de tránsito tienen acceso a todos los archivos de casos de SPIRIT al mismo tiempo, con lo cual se logra descentralizar por completo el servicio que se brinda al público en todos los distritos.
  • Ahora todos los formularios se rellenan automáticamente y son generados por el sistema; por eso, son legibles y no contienen errores.
  • Se eliminó el tiempo que se dedicaba a buscar los casos y archivos extraviados o mal ubicados que solicitaban los jueces y otras personas.
  • Los Resúmenes sumarios en cola constituyen una importante herramienta administrativa para que los supervisores puedan monitorear constantemente y reposicionar los requisitos de contratación de personal según se modifica el flujo de trabajo entrante.
  • Con las "descargas de emergencia" de casos que se pueden realizar con SPIRIT en la sala, los jueces pueden conocer todos los casos pendientes de un acusado (sin tener que buscar archivos de documentos impresos en distintos lugares) y así trabajar de forma más eficiente en los tribunales.
  • Todos los documentos de archivos de casos figuran en una lista por orden cronológico según la fecha en el expediente de archivo de caso para facilitar el acceso a ellos (especialmente durante una sesión del tribunal).
  • Todas las medidas que toma el juez en la sala figuran en una lista legible y generada por el sistema dentro del récord del caso, la cual se presenta por orden cronológico (antes de implementar SPIRIT, el récord de un caso se escribía a mano en el reverso de las multas).
  • Sólo se necesita un secretario para trabajar en cada sala del tribunal de tránsito (con el sistema en papel, se necesitaban dos secretarios), lo cual permitió (en las sedes remotas) que la División de los Tribunales de Distrito pudiera enviar a numerosos secretarios de regreso a los mostradores de atención al público y a otras funciones administrativas necesarias.
  • La actualización más reciente del récord de licencias de conducción de Tallahassee accesible en el archivo de caso electrónico de SPIRIT en la sala, es menor de 24 horas, mientras que las copias impresas en el archivo de caso que se entregaban antes de implementar SPIRIT podían tener 30 días o más desde su última actualización.
  • Con tan sólo presionar un botón, el ícono "Sumario de disposiciones" (disponible en todos los casos de tránsito), el juez puede ver las sumas de dinero adeudadas de todos los casos de tránsito relacionados con respecto a cada acusado.
  • Los errores en los Informes de resoluciones devueltos por el Departamento de Seguridad de Carreteras y Vehículos Motorizados de la Florida (FDHSMV) al Condado de Miami-Dade son apenas unos pocos (antes de SPIRIT, esos errores eran numerosos).
  • La Oficina del Fiscal del Estado ya no pierde casos por no poder encontrar un archivo de documento impreso.

Beneficios no cuantificables:

  • Mejor calidad de vida: cambios increíbles a nivel administrativo al pasar de una oficina que manejaba documentos impresos a un entorno mucho más limpio y manejable sin necesidad de usar documentos impresos; y mejor calidad de vida en la sala ya que los jueces no tienen que buscar en archivos de casos impresos ni tienen que rellenar  formularios manualmente en el tribunal; y las firmas de los jueces, los fiscales del estado, los acusados y los secretarios se agregan electrónicamente a los formularios correspondientes.
  • Mayor acceso a las instalaciones del tribunal: un servicio de atención al público más descentralizado, gracias a lo cual el público puede usar las sedes de los distritos para todos los trámites relacionados con el tránsito (mostradores de atención al público, despachos de abogados, salas, etc.) y no necesita acudir a la sede central en el downtown  para revisar y procesar archivos.
  • Se mejoraron ampliamente las actividades de atención al público más eficientes al lograr que el sistema genere todos los formularios (lo cual reduce la posibilidad de que el personal cometa errores) y hace que regresen menos clientes con problemas en la licencia de conducción (después de la visita a DHSMV).
  • Procesamiento dinámico en la sala: las órdenes del tribunal y las instrucciones para completar las sentencias son preparadas por el sistema (ya no se escriben a mano ni resultan difíciles de leer) y se entregan a los acusados en una sala después del fallo, donde los secretarios pueden explicarles bien los detalles y determinar los planes de pago, si es necesario (todo eso fuera del entorno de la sala).

Según el juez Slom, juez administrativo del tribunal de tránsito/penal del condado, "la implementación del sistema SPIRIT ha mejorado muchas de las operaciones en las salas del tribunal. Algunos beneficios son:

  • Al no manejar documentos impresos en la sala, ahora podemos programar un caso en el calendario sin tener que buscar el archivo de documento impreso. Eso ha mejorado considerablemente la eficiencia en la sala.
  • Podemos encontrar instantáneamente todos los casos pendientes de un acusado y resolverlos de inmediato. Eso no sólo permite lograr una mayor eficiencia, sino que además permite ahorrar mucho tiempo y dinero.
  • Ya no tenemos que descifrar la escritura de otro juez. Ahora, cada anotación de un juez en el sistema SPIRIT se escribe e imprime con claridad.

Como juez administrativo de la división penal del tribunal del condado, me complace formar parte de este salto innovador hacia el futuro que representan las salas de  tribunal sin necesidad de documentos impresos".