Harvey Ruvin - Clerk of the Courts - Miami-Dade County, Florida

SPIRIT (Teknoloji Jwenn Enfòmasyon Similtane sou Imaj San Papye)

Enfòmasyon Jeneral Sistèm
SPIRIT (Teknoloji Jwenn Enfòmasyon Similtane sou Imaj San Papye) se yon seri sistèm enfòmasyon baze sou teknoloji devlope pou  Divizyon Sikilasyon Konte Miami-Dade. Yo te inisye pwojè yo pou mete anplas sèvis a divès ajans kitrete ka sikilasyon yo, avoka yo ak piblik la ; epi pou reponn a presyon kwasan de piblik la pou yo fè plis ak mwens. Se pou Divizyon Sikilasyon  ke yo devlope ak enplimante SPIRIT, ki pran fonksyonnman tribinal sikilasyon yo de yon anviwonnman ranpli ak dokimantasyon anpapye a yon pwosedi reyòganize inove san papye.

SPIRIT konsiste de konpozan ak pwosedi swivan yo:

Calendaring Workbench.  Calendaring Workbench se yon aplikasyon baze sou reglemantasyon kliyan/ server bati ak teknik entelijans atifisyèl yo ak lojisyèl  ki mete orè tout ka sikilasyon yo pou 14 Divizyon Sikilasyon yo, 24 sal tribinal sikilasyon yo ak 6 anplasman nan Konte Miami-Dade. Yon administratè  pozisyon reglaj ki nan Biwo Administrativ Tribinal yo (sig Abgle AOC) develope "fòma donne debaz yo" ki etabli chak sesyon disponib, orè jij yo ak preferans yo, fen sesyon yo dapre kalite sesyon an.  Ka ki bezwen etabli pou tribinal , orè jij yo, orè ofisye yo, done fòma a epi yon kantite de regleman pozisyon reglaj yo  (pa egzanp, tout ka DUI (kondwi sou sou) ke sèlman sèten divizyon tande ka sa yo, ka pou ofisye ki travay nan twazyèm pòs ki etabli nan orè granm maten sèlman, ka yo ki "speedy" etabli anpremye, ka enfraksyon yo ke yon ofisye kab tande olyede yon jij, elatriye ) apre yo analize pa anjen debaz regleman yo epi yo mete ka yo nan dè sesyon disponib.  Administratè pozisyon reglaj yo kapab revize rezilta pwosesis pozisyonaj la, enkli si wi ou non sesyon yo ranpli oswa si genyen gwo reta nan sèten divizyon, epi pran yon desizyon sou chanje paramèt yo, ajoute sesyon, elatriye pou amelyore pozisyon tribinal la anjeneral. Yon fwa administratè pozisyon reglaj la satisfè ak rezilta yo, orè a "asepte" epi epi yo mete enfòmasyon pozisyon reglaj la disponib a Traffic Information System (sig Angle TIS) aske notis apwopriye yo lanse. Depi été 1995 yap pwodwi sistèm la, epi aktyèlman li etabli pliske 35,000 ka chak jou.  Kidiplis, gen jefò kap fèt pou kreye sistèm la pou ka deli yo tou. 

Jesyon Pwosesis Travo ak Imaj yo.  Kantite ka sikilasyon yo, aksyon nesesè pou chak ka, epi kantite dokiman pou yo jere pou chak ka te kreye yon montay papye ki te trè difisil pou jere. Epitou dokimantasyon sou papye te fè dosye yo limite sèvis paske yo kapab sèlman nan yon grenn kote epi itilize ak revize pa yon grenn moun alafwa. Fonksyon jesyon pwosesis travo yo ak Imaj yo nan sistèm SPIRIT la te kreye pou li adrese koze sa yo dirèkteman. Konpozan SPIRIT sa-a pwodwi depi 20 janvye 1998.

Fonksyon Prensipal yo enkli:

Eskane, revizyon pou kalite eskan (sig Angle QA) epi klasifikasyon elektwonik dokiman.  Yo asepte sitasyon sikilasyon yo oubyen elektwonikman, oswa sou papye pa lapòs US Mail oswa nan gichè. Aktyèlman nou asepte sitasyon elektwonik de yon douzèn ajans fòdelòs enkli vyolasyon peyaj wout yo de SUNPASS ak MDX. Sitasyon sou papye yo ak lòt dokiman sikilasyon yo gwoupe pa enpòtans kalite dokiman an, eskane pa yon gwoup tretman santral, "QA " (revize) pou lejibilite epi klasifye elektwonikman nan ka apwopriye a. Sèten kalite dokiman (sitasyon yo, lis temwen yo ak fòm arestasyon yo) trete tou otomatikman pa aplikasyon ki rekonèt karaktè optik (optical character recognition (sig Angle OCR)) ak aplikasyon ki rekonèt ba kode yo pou redwi bezwen pou klasifye elektwonikman manyèlman, kidonk amelyore egzaktitid klasifikasyon elektwonik la. Rechèch ap fèt pou kapab otomatikman kaptire ak retni tout eleman done yo de yon sitasyon yo eskann pou kontoune de bezwen rantre done yo manyèlman. Aplikasyon klasifikasyon elektwonik la sipòte abilite pou plase yon grenn dokiman nan divès dosye ka epitou pou reklasifye elekwtonikman dokiman an si nesesè pou korije erè yo. Yon fwa asepte nan QA, tout dokiman yo estoke anpèmanans sou sistèm sekirize "fail-safe MSAR media".  Yon fwa estoke, dokiman yo kapab afiche similtaneman atravè sistèm SPIRIT la pa nenpòt moun ki genyen apwobasyon sekirite apwopriye pou sa.

Rantre Done. Sitasyon yo, lis temwen yo, fòm arestasyon yo, ak depo dirèk pa Avoka Eta a transmèt elektwonikman de fonksyon QA a nan inite Rantre Done santralize a. Imaj chak dokiman ak yon 3270 mainframe window afiche sou yon CRT gran rezolisyon pou rantre done yo nan sistèm jesyon dosye TIS la. Se yon grenn operatè ki rantre done yo, apre li ale otomatikman jwenn yon dezyèm operatè pou reyantre sèten sektè kle pou "doub" verifikasyon.  Si nesesè, yo kapab "zoom" imaj dokiman ki afiche a jiska 8 fwa gwosè orijinal li ankake ekriti ofisye ki sou li  pa klè. Pafwa lè gen done ki pa la, tankou nimewo lwa, aplikasyon an sipòte yon sistèm rewoute yon kopi enprime sitasyon an jwenn ofisye pou koreksyon ak resoumisyon. Operatè rantre done yo kapab  fè echèch nan lòt sistè yo tou, tankou sistèm biwo sikilasyon an (DHSMV), pou klarifye enfòmasyon an lè sa nesesè. Si komi kap rantre done yo genyen okenn kestyon sou kouman fè fas a  sèten sitiyasyon, li kapab toujou voye ka-a elektwonikman bay yon sipèvizè pou kòmantè epi sipèvizè a kapab revoye ka-a elektwonikman bay komi a nkestyon an   pou rezoud li.  Se sou yon baz-priyoritè kontwole pa yon sipèvizè ke yo distribye ka yo bay pou rantre done yo.  Yon fason pou ka prizon yo regle an premye, ka kriminèl yo ki genyen yon preyòd jijman "speedy" byen kout regle an dezyèm epi sitasyon enfraksyon yo trete andènye. 

Tretman Enfòmasyon.  Apa sitasyon yo genyen plizyè lòt kalite dokiman, tankou demann yo, notis ekspirasyon dat limit "speedy dates" yo, finisman klas sikilasyon, elatriye soumèt a biwo grefye a pou yo trete yo. Imedyatman apre ke dokiman yo asepte nan fonksyon QA a, li ale elektwonikman, baze sou reglemantasyon ki dokiman ki ale, nan yon lis travay byen espesifik oswa "bwat antre." Pèsonèl ki gen fòmasyon nan domèn afiche dokiman epi nan yon sistèm 3270 mainframe window afiche sou yon CRT gran rezolisyon epi yo rantre aksyon apwopriye-a ki detèmine dapre dokiman an. Nan sèten ka, dokiman an sèlman bezwen ke yo plase li nan dosye fichye elektwonik la. Nan de lòt sityasyon, se pou yo rantre mizajou yo nan TIS la, pa egzanp, chanjman adrès akize a.  Lis lo travay la deziyen a yon pèsonèl byen espesifik pa sipèvizè yo nan seksyon an. Deziyasyon travay s-a gen dwa chanje sou sa yo rele "on the fly" dapre sipèvizè pèsonèl la depandan de reta nenpòt kalite dosye anpatikilye. Lis yo prezante dvan chak operatè baze sou priyorite, kidonk dosye kritik yo (tankou notis ekspirasyon dat limit "speedy datetrete byen anvan sa ki mwen kritik yo oswa dokiman ki pa genyen dat limit sou yo. Diferan de anviwonnman papye a, egzak reta ak priyorite dokiman yo disponib la menm nenpòt moman nan jounen an. Yo kapa voye dokiman yoak tretman lis dosye yo  manyèlman tou bay lòt operatè epi laplipa komi yo  nan biwo tribinal la jwnn fòmasyon sa yotou ankake lòt seksyon an gen pwoblèm reta.
Tretman Dosye nan Gichè.  Nan plizyè ka, akize yo ak avoka yo ale nan youn nan lokal biwo grefye an pou mande yon aksyon nan yon ka. Pa egzanp, akize a gen dwa peye yon frè anrapò ak ka-a, chwazi ale lekòl sikilasyon, mande yon jijman oswa ranvwaye ka-a pou yon lòt dat. Grefye yo ki nan gichè enfòmasyon yo itilize imaj sistèm SPIRIT la ak image sistèm 3270 mainframe window sou yon CRT gran rezolisyon pou afiche enfòmasyon ka ak kontni dosye elektwonik ka a pou reponn a demann kliyan an. Nan plizyè ka, nouvo fòm yo, tankou retire revokasyon yon pèmi kondwi, pral genyen pou ranpli pou satisfè demann sa-a. SPIRIT jwenn aksè enfòmasyon sou ka-a, prepare fòm yo pou pa pèdi tan epi bay yo egzakteman, pèmèt grefye a jwenn enfòmasyon okonplè, epi asepte siyati pati kap fè demann la elektwonikman ak plim elektwonik la. Yo enprime yon kopi fòm la pou moun kap fè demann la, yon kopi ajoute otomatikman nan dosye elektwonik pèmanan ka-a, epi mizajou otomatik fèt nan sistèm TIS la tou.

Preparasyon Ajanda Elektwonik ak Rantre Demann Aksyon yo.  Nan sèten ka, preparasyon ajanda elektwonik pou yon ka pa fèt otomatikman. Pa egzanp yo se tankou rantre yon demann aksyon pou yon ka ke jij la pral tande lelandeman ak baze sou tan delè demann yon jij. Pwosedi yo ak karakteristik yo parèy a Sèvis Enfòmasyon dekri pi wo la-a itilize pou akonpli travay sa yo. Seksyon preparasyon ajand a kapab limenmtou otomatikman kreye dè pake sèvis pèsonèl, enprime pake yo epi voye ale nan depatman responsab yo pou tretman yo. Tout dokiman kreye nan seksyon sa-a ajoute otomatikman nan dosye elktwonik ka-a. Funksyon demann aksyon nan yon ka disponib tou a asistan jidisyè jij yo pou yo kapab kontwole ajand jij la dirèkteman depi sa nesesè.

Aksè a Piblik la. Yap mete disponib dè pòs travay ak dè senp afich imaj ak aksè fenèt 3270 pou avoka yo ak piblik la kapab fè rechèch dosye ka yo dirèkteman sn asistans nan men grefye a. Nan kèlke mwa, SPIRIT va derape sou wèb la epi nenpòt moun ki genyen aksè entènèt pral kapab wè somè yon ka ak estati ka-a, epi depoze demann jidisyè sou entènèt la. 

Sèvis yo. SPIRIT itilize anpil tablo pou afiche done yo. Fonksyon yo disponib anba kontwòl sekirite byen sere pou pèsonalize aksyon yo ke sistèm la pran.  Kèk egzanp enkli: kalite dokiman ki kapab idantifye nan pwosedi klasifikasyon elektwonik la, règ debaz yo pou chak diferan ka, adrès divès biwo grefye yo, ak lis itilizatè valid yo ak dwa daksè yo. Fonksyon yo pou rapòte disponib tou, pou pèmèt sipèvizè yo kapab jwenn kantite ka yo nan tretman chak ka epi nan lis koze anreta yo.

Pwosesis Sal Tribinal.  Ka sikilasyon kap ogmante de jouanjou kontinye prezante nan sesyon tribinal yo. Tout aksyon depoze pa tribinal la kreye rejis ka pou yo trake (docketed) epi gen dwa kreye dè nouvo dokiman ki fèt pou estoke nan dosye ka-a. Nan tan dantan, yo te make aksyon sa yo ak dè "so" sou do sitasyon sikilasyon an oswa ekri alamen sou divès fòm.  Kalite , elijibilite ak egzaktitid dokiman sa yo te bay pwoblèm. Apre sesyon tribinal la, tout nouvo dokiman te manyèlman rantre nan dosye ka-a. Lè yap prepare pou ka-a, grefye yo te oblije rechèche gran sal klasè dosye yo pou jwenn dosye ka-a, anpakte yo nan malèt yo epi voye livre yo nan divès sal tribinal lokalize toupatou nan Konte an. Si yo te mal anpakte yon ka, dosye a pat disponib pou jij la jwenn li pandan odysans la. Fonksyon Tretman Sal Tribinal sistèm SPIRIT la te devlope pou adrese dirèkteman pwoblèm sa-a ak de lòt koze. Fonksyon SPIRIT sa yo nan pwodiksyon depi Novanm 1998 aepi yo aktyèlman itilize nan 24 sal tribinal sikilasyon nan is anplasman nan tout konte an.

Telechaje Sal Tribinal. Chak swa, done yo ak dosye elektwonik ka yo ki sou ajanda pou 2 jou pwochen yo retire de depo optik pèmanan an epi elektwonikman telechaje nan lojisyèl ki responsab operasyon sal tribinal yo. Lojisyèl endepandan sa yo pèmèt tribinal la kontinye ak operasyon yo menmsi pou nenpòt rezon sistem rezo tout zòn la oswa depo santral pèmanan an ta tonbe. Aktyèlman yon maksimòm de kat sal tribinal deziyen a nenpòt lojisyèl yon fason ankò limite enpak sou fonksyonnman tribinal la si ta genyen yon pann.

Pwosesis Anvan Tribinal. Anvan koumansman sesyon yo, grefye tribinal la kapab reranje ka yo sou kalandriye a dapre preferans jij la epi sou demann avoka yo, dapre mesaj jij la apre yon ka anptaikilye (tankou si Avoka Eta-a deklare ke genyen yon ofisye kap anreta men kap disponib kanmèm pou ka-a), epi epi li pran siyati Avoka Eta kap tande ka-a nan sesyon sa-a pou li enprime li sou fòm aplikab yo ki petèt va nesesè. Oka si ta genyen yon ka anpatikilye ki ta bezwen yo tande li men ki pat espesifikman sou kalandriye a pou jounen an, grefye a kapab toujou mande dosye elektwonik ka-a atravè yon telechajman dijans; epi nan 10 minit ka a ak imaj ka an kestyon yo va rive elektwonikman nan sal tribinal la.

Ajanda Eletwonik (Workbench) Jij. Nan koumansman chak sesyon tribinal, jij la rantre sou sit la ak non itilizatè li epi modpas li. Yon somè kalandriye ki montre sesyon yo ak ka yo pou jounen an va parèt. Jij la va chwazi sesyon apwopriye a epi chak ka sou kalandriye pou sesyon sa-a va parèt an òd alfabetik, oswa nan lòd grefye a te petèt chanje. Jij la kapab koute ka yo, epi pran ak rantre desizyon li yo jan sa apwopriye, tankou emèt manda darè/damne, revoke pèmi kondwi, ranvwaye ka-a, deside sou demann odyans yo, oswa dispoze de ka a ak enpoze dè frè apwopriye, etabli amann yo ak deziyasyon a pwogram reyabilitasyon yo. Yo trake ak etale tout aksyon nan ka-a pou jij la kapab verifye sak te fè ak deside nan ka-a. Kòm chak jij gendwa enpoze santans pa yo, depi li nan limit lalwa, SPIRIT retni yon lis ekstansiv de aksyon ki posib, ki gen non opsyon jij, ki pèmèt chak jij adapte kouman SPIRIT prezante chwa li yo a jij la nan sal tribinal la. Si yon jij anpatikilye pa fin konfòtab sèvi ak konpitè a nan sal tribinal la, grefye tribinal la kapab rantre enfòmasyon pou jij la, mèzalò, yo egzije aske jij la revize epi apwouve travay Grefye a anvan li kontinye ak yon lòt ka. Yon fwa yo fin pran aksyon sou yon ka, akize a kite sal tribinal la epi li ale nan sal apre-jijman an pou dokiman yo ak tretman final dosye li a; epi sa elimine koze distraksyon nan espas sal tribinal la.

Apre Jijman. Apre yo tande ka-a, akize a kite sal tribinal la epi li ale nan yon zòn santral ke yo rele sal apre jijman "Post Judgment Room" pou yo resevwa dokiman yo ki anrapò ak aksyon yo poze nan ka yo an. Fòm jijman yo, enstriksyon pou lekòl yo, nenpòt lòd jij la bay, epi nan sèten ka lòd angajman yo jenere elektwonikman nan sal apre jijman an. Grefye a adrese nenpòt kestyon akize an kap genyen, revize epi asepte fòm yo, epi pran siyati akize a ak yon plim elektwonik. Apre sa, akize a kapab peye oswa etabli yon plan peman, epi jwenn enfòmasyon sou pwogram reyabilitasyon yo, elatriye. Lè sa-a yo enprime fòm yo epi yo bay akize  a yon kopi chak fòm. Otomatikman yon kopi ale ajoute nan dosye ka-a nan sistèm elektwonik la. Ansam ak enfòmasyon dosye ka-a, ki enkli tout aksyon ki janm poze sou ka-a nan tribinal la, se fòm sa yo ki konplete aksyon ki pèmèt yo tande yon ka elektwonikman de kreyasyon ka orijinal la jiska dispozisyon final la.

Fen Sesyon Pwosesis. Apre sesyon yo fini, grefye tribinal yo itilize pwosesis SPIRIT yo ki otomatikman poste tout enfòmasyon ((docketing)ajanda kalandriye tribinal) kreye nan tribinal nan sistèm TIS system. Kòm enfòmasyon sa-a poste otomatikman, genyen gwo amelyorasyon nan egzaktitid enfòmasyon. Epitou, tout nouvo rejis ka ak imaj ka ki fè kreye yo kopye de lojisyèl al tribinal yo ale nan santral repozitwa pèmanan an. Sistèm la genyen kapasite pou li kenbe enfòmasyon sa-a pou yo grna peryòd tan epi pi devan li voye enfòmasyon sa-a apre si koneksyon rezo tout zòn la bay santral repozitwa pèmanan an tonbe. Nan sèten sitiyasyon, aksyon yo nan sal tribinal la konn mande pou aksyon fèt tou nan biwo tribinal yo. Nan ka sa yo, aplikasyon sal tribinal la va otomatikman dirije ka yo ak dokiman yo sou lis an liy lo dikiman elektwonik yo, tankou lè yap eskane ak fè koze QA yo nan biwo tribinal yo, pou plis tretman dokiman yo.