Harvey Ruvin - Clerk of the Courts - Miami-Dade County, Florida

Tecnología de recuperación simultánea de información e imágenes sin el uso de papel (SPIRIT, sigla en inglés)

Información general del sistema
SPIRIT (Tecnología de recuperación simultánea de información e imágenes sin el uso de papel) es una serie de sistemas informáticos basados en la tecnología desarrollada para la División de Tránsito del Condado de Miami-Dade. Los proyectos se pusieron en marcha con el fin de ofrecer un mejor servicio a las diversas agencias que procesan casos de tránsito, a los abogados y al público; y para responder a una mayor presión del público para poder hacer más con menos. SPIRIT fue desarrollado e implementado para la División de Tránsito y permitió que los tribunales y las operaciones de Tránsito pasaran de un entorno con un manejo intensivo de documentos impresos a procesos dinámicos sin el uso de documentos impresos.

SPIRIT consta de los siguientes componentes y procesos principales:
Plataforma de planificación de calendarios judiciales. Esta plataforma de trabajo es una aplicación de servidor/clientes basada en reglas y creada con software y técnicas de inteligencia artificial que programa todos los casos de tránsito para las 14 divisiones de tránsito, las 24 salas de tránsito y para 6 sedes dentro del Condado de Miami-Dade. Un administrador de configuración de la Oficina Administrativa de los Tribunales (AOC, sigla en inglés) desarrolla "plantillas" que determinan las sesiones disponibles, la agenda horaria y las preferencias del juez y el límite de la sesión según el tipo de sesión. Luego, los casos que deben ir a juicio, la agenda horaria del juez, la agenda horaria de los oficiales, los datos de la plantilla y una serie de reglas de configuración (por ejemplo, todos los casos de DUI sólo se procesan en algunas divisiones, los casos para los oficiales del tercer turno sólo se programan para las primeras sesiones del día, los casos programados "sin demora"  primero, los casos de infracción los ve el funcionario de la audiencia en vez de un juez, etc.); todos son analizados por el motor de búsqueda basado en reglas y se configuran para las sesiones disponibles. El administrador de configuración puede revisar los resultados del proceso de configuración, por ejemplo, si se llenan o no las sesiones o si los retrasos en algunas divisiones son significativos, y tomar la decisión de cambiar los parámetros, agregar sesiones, etc. para mejorar la situación general del tribunal. Cuando el administrador de configuración está conforme con los resultados, se "acepta" el cronograma y se emite la información de configuración al sistema informático de tránsito (TIS, sigla en inglés) para que éste genere las notificaciones correspondientes. El sistema ha estado en producción desde el verano de 1995, y actualmente planifica más de 35,000 casos por día. Además, también se intenta diseñar un sistema para casos de delitos menores.

Administración de imágenes y flujo de trabajo.   El volumen de casos de tránsito, las acciones necesarias en cada caso y la cantidad de documentos que se debe manejar para cada caso crearon un "tigre" de papel difícil de domar. El trabajo con documentos impresos también tenía sus limitaciones porque éstos no podían estar en más de un lugar al mismo tiempo y sólo se podían ver por una persona a la vez. Las funciones de Administración de imágenes y flujo de trabajo de SPIRIT fueron  diseñadas con el fin de resolver esos problemas directamente. Este componente de SPIRIT ha estado en producción desde el 20 de enero de 1998.

Las principales funciones incluyen:
Escaneo, revisión de la calidad del escaneo (QA) y catalogación de documentos. Las multas de tránsito se aceptan por vía electrónica, impresas a través del correo de EE.UU. o personalmente. Actualmente, aceptamos multas electrónicas de una docena de Agencias del orden público, como infracciones de peaje de SUNPASS y MDX. Las multas impresas y otros documentos de tránsito se organizan en lotes según el tipo de documento principal, son escaneados por un grupo de procesamiento central, se controla su calidad en términos de legibilidad y se catalogan según el caso correspondiente. Algunos tipos de documento (multas, listas de testigos y formularios de arresto) también se procesan de forma automática mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR, sigla en inglés) y aplicaciones para la lectura de códigos de barras a fin de reducir el trabajo de catalogación  manual, lo cual mejora la precisión general de la catalogación. También se está investigando la forma de capturar automáticamente y retener todos los datos de una multa escaneada para evitar tener que ingresar los datos manualmente. La aplicación de catalogación permite colocar un solo documento en diversos archivos de caso y recatalogar un documento si es necesario para corregir errores. Cuando se acepta su calidad, todos los documentos se guardan permanentemente en medios MSAR a prueba de errores. Después de guardar los documentos, cualquier persona que tenga la autorización de seguridad correspondiente puede verlos simultáneamente en todo el sistema SPIRIT.

Ingreso de datos. Las multas, las listas de testigos, los formularios de arresto y la información que presenta directamente el Fiscal del Estado se envían electrónicamente desde la función de QA a la unidad centralizada de Ingreso de datos. Se muestra la imagen de cada documento y una ventana 3270 de un procesador central en una pantalla de CRT de alta resolución para ingresar datos en el procesador central de administración de casos del sistema TIS. Un operador ingresa la información del caso y luego ésta se envía automáticamente a un segundo operador que volverá a ingresarla en algunos campos clave para su "doble" verificación. Si es necesario, cuando la letra del oficial no es clara, la imagen del documento se puede "acercar" para que se vea hasta ocho veces mayor que su tamaño original. Si faltan datos, como el número de estatuto, la aplicación permite enviar automáticamente una copia impresa de la citación al oficial que la emitió para que la corrija y la vuelva a enviar. Los operadores a cargo de ingresar datos también pueden realizar investigaciones en otros sistemas, por ejemplo, el de DHSMV, para esclarecer la información que sea necesario. Si el empleado que ingresa los datos tiene alguna pregunta sobre cómo manejar una situación específica, el caso se puede enviar electrónicamente a un supervisor para que realice alguna aclaración y luego éste puede enviarlo electrónicamente al operador original para su resolución. Los casos se envían para el ingreso de datos según la prioridad que determina el supervisor, de modo que primero se manejan los casos de prisión, luego se procesan los casos penales con períodos de juicio acelerado más cortos y, por último, se procesan las multas de infracción.

Procesamiento de la información. Muchos tipos de documentos que no son multas, como las mociones, las notificaciones de vencimiento de fechas de casos de juicio "sin demora", los certificados de cumplimiento de cursos de la escuela de tránsito, etc. se envían a la oficina del secretario para ser procesados. Inmediatamente después que se acepta un documento en la función de QA, se envía electrónicamente, según las reglas de envío de documentos, a una cola de flujo de trabajo o "bandeja de entrada" específica. El personal capacitado específicamente para el procesamiento de la cola visualiza el documento y una ventana 3270 en un monitor CRT de alta resolución y ejecuta lo que indica el documento. En algunos casos, sólo es necesario colocar el documento en la carpeta de archivos electrónicos. En otros casos, por ejemplo, para el cambio de domicilio de un acusado, las actualizaciones se deben publicar en TIS. Los supervisores de la unidad deben asignar las colas de flujo de trabajo al personal específico, pero pueden cambiar esta asignación "sobre la marcha" según el retraso que se informa en cuanto a un tipo de documento. Las colas también se presentan a cada operador por orden de prioridad, de modo que los documentos más importantes (como las notificaciones de vencimiento de fechas de juicios "sin demora") se procesan mucho antes que los menos importantes, o que los documentos que no tienen urgencia. A diferencia de trabajar con documentos impresos, en cualquier momento del día de trabajo es posible conocer el retraso exacto de los elementos y su prioridad. Si es necesario, también es posible enviar los documentos manualmente a otros operadores y a otras colas para el procesamiento y la mayoría de los secretarios administrativos están capacitados en múltiples áreas en casos en que otras unidades presenten retrasos.

Procesamiento mediante atención al público. En muchos casos, los acusados y los abogados se dirigen a una de las oficinas del secretario para solicitar acciones relacionadas con un caso. Por ejemplo, el acusado puede pagar multas asociadas al caso, elegir una escuela de tránsito, solicitar un juicio o solicitar un aplazamiento. Los secretarios que trabajan en mostradores donde se brinda información utilizan la imagen de SPIRIT y ventanas de acceso 3270 en monitores CRT de alta resolución para ver la información del caso y el contenido del archivo de caso electrónico y así poder ayudar a satisfacer la solicitud. En muchos casos, será necesario crear formularios nuevos, como para la eliminación de la suspensión de una licencia, a fin de satisfacer la solicitud. SPIRIT permite el acceso a la información del caso, rellena formularios con anterioridad para ahorrar tiempo y garantizar su precisión, permite al secretario completar otro tipo de información y acepta la firma de la parte solicitante mediante un bolígrafo electrónico. Luego, se imprime una copia del formulario para el solicitante, se agrega automáticamente una copia al archivo de caso electrónico permanente y también se actualiza automáticamente el sistema TIS.

Asignación de calendarios y mociones. En algunos casos, la plataforma de planificación de calendarios no asigna un caso automáticamente. Por ejemplo, al asignar una moción para un caso que será visto al día siguiente o al configurar un caso para una fecha y un horario solicitados por un juez. Para realizar estas tareas, se usan procesos y funciones similares a los servicios informáticos antes descritos. La unidad de asignación de Calendarios también puede crear paquetes de servicio personales automáticamente, imprimirlos y enviarlos a los departamentos correspondientes para su procesamiento. Todos los documentos creados en una unidad se agregan automáticamente al archivo de caso electrónico. La función de asignación de mociones también está al alcance de los asistentes judiciales del juez para que puedan controlar el calendario del juez directamente cuando sea necesario.

Acceso al público. Existen estaciones de trabajo con pantalla de imagen simple y acceso a ventana 3270 para que los abogados y el público puedan consultar los archivos de caso directamente sin ayuda del secretario. En pocos meses, se podrá acceder a SPIRIT en línea y todos aquellos que tengan acceso a Internet podrán ver el resumen y el estado de un caso, así como presentar un caso en línea.

Servicios. SPIRIT es una aplicación altamente derivada de tablas. Las funciones se controlan de modo seguro para personalizar las medidas que toma el sistema. Por ejemplo: los tipos de documentos que se pueden identificar en el proceso de catalogación, las reglas de envío para cada tipo de documento, las direcciones de las oficinas del secretario y la lista de usuarios válidos y sus privilegios de acceso. También existen funciones de informe para que los supervisores puedan obtener una contabilidad de los elementos retrasados en la unidad de procesamiento y en la cola de espera.

Procesamiento en la sala del tribunal.  Una cantidad creciente de casos de tránsito se ve en las sesiones del tribunal. Con las acciones del tribunal se crea un récord del caso que debe ser rastreado (por su expediente) y se pueden crear documentos nuevos que deben mantenerse en el archivo del caso. Anteriormente, estas acciones se indicaban mediante "sellos" en el reverso de la multa de tránsito o se escribían a mano en los diversos formularios. La calidad, la legibilidad y la precisión de estos documentos eran problemáticas. Después del tribunal, había que integrar manualmente todos los documentos nuevos al archivo del caso. Al prepararse para la sesión del tribunal, los secretarios tenían que buscar los archivos del caso en muchas salas de archivo, colocarlos dentro de portafolios y enviarlos a las distintas salas del condado. Si no se armaba un caso debidamente, entonces el archivo no estaba disponible para el juez durante la audiencia. Las funciones de Procesamiento en la sala dentro de SPIRIT fueron desarrolladas con el fin de resolver éste y otros problemas directamente. Estas funciones de SPIRIT se producen desde noviembre de 1998 y actualmente se usan en 24 salsas de tránsito de seis sedes de todo el condado.

Descarga en la sala. Todas las noches, se extraen del almacenamiento óptico permanente los datos y el archivo electrónico de los casos asignados para los dos días siguientes y se descargan electrónicamente a los servidores destinados a las operaciones del tribunal. Con estos servidores independientes, el tribunal puede continuar con sus operaciones en caso de que, por cualquier motivo, el almacenamiento permanente central o la amplia red de área estén fuera de funcionamiento. Actualmente, se asigna un máximo de cuatro salas para un servidor determinado a fin de limitar aún más el impacto sobre las funciones del tribunal en caso que ocurra una falla eléctrica.

Procesamiento previo a las sesiones del tribunal.   Antes de comenzar las sesiones, el secretario del tribunal puede reordenar los casos en el calendario en función de la preferencia del juez y de las solicitudes de los abogados, enviar mensajes al juez con relación a un caso particular (por ejemplo, si el Fiscal del Estado determina que un oficial llegará tarde pero estará disponible para el caso), y capturar la firma del Fiscal del Estado encargado de los casos en esa sesión para imprimirla en los formularios correspondientes que se creen. En caso de que sea necesario ver un caso particular que no estaba programado específicamente para ese día, el secretario también puede solicitar el archivo de caso electrónico mediante descarga de emergencia; y el caso y las imágenes se envían electrónicamente a la sala en diez minutos.

Plataforma de trabajo del juez.   Al comienzo de la sesión en la sala, el juez inicia su sesión en una computadora de la sala utilizando un nombre de usuario y una contraseña. Se abre un calendario resumido donde se indican las sesiones y la cantidad de casos para ese día. El juez selecciona la sesión correspondiente y se muestra por orden alfabético cada uno de los casos en el calendario para esa sesión, o según el orden dispuesto por el secretario. El juez puede escuchar los casos e ingresar sus acciones según corresponda, por ejemplo, emitir órdenes de arresto, suspender licencias, aplazar el caso, escuchar mociones o solucionar el caso con las multas, los costos y las asignaciones a programas de rehabilitación que correspondan. Se rastrean todas las acciones de cada caso y se muestran para que el juez pueda verificarlas. Como cada juez puede dictar sus propias sentencias dentro de ciertos límites establecidos por los estatutos, SPIRIT mantiene una larga lista de posibles acciones, conocida como las opciones del juez, para que cada juez pueda personalizar la forma en que SPIRIT presenta las selecciones para el juez en la sala. Si un juez en particular no se siente a gusto usando la computadora, el secretario del tribunal puede ingresar la información en lugar del juez. Sin embargo, el juez deberá revisar y aprobar el trabajo del secretario antes de pasar a otro caso. Al finalizar las acciones relativas a un caso, el acusado abandona la sala del tribunal y pasa a otro salón conocido como Oficina de asuntos posteriores al fallo judicial, donde se lleva a cabo el procesamiento y los trámites finales.  Esto evita mucha distracción en el entorno de la sala.

Después del fallo.   Después de escuchar el caso, el acusado abandona la sala y se dirige a un lugar central llamado Oficina de asuntos posteriores al fallo, para recibir los documentos relacionados con las medidas que se tomaron con respecto a su caso. Los formularios de sentencia, las instrucciones para la escuela, las órdenes del juez y, en algunos casos, las órdenes de arresto, se generan electrónicamente en la Oficina de asuntos posteriores al fallo. El secretario responde las preguntas del acusado, revisa y acepta los formularios y captura la firma del acusado con un bolígrafo electrónico. El acusado puede pagar o solicitar un plan de pago, y recibir información sobre programas de rehabilitación, etc. Luego se imprimen los formularios y se entrega una copia de cada formulario al acusado. Se agrega automáticamente una copia al archivo electrónico del caso. Junto con la información del récord del caso, que incluye cada medida tomada en el tribunal, estos formularios completan las acciones por las cuales se atiende un caso electrónicamente desde la creación del caso original hasta la resolución final.

Fin del procesamiento de la sesión.   Al concluir las sesiones, los secretarios del tribunal usan los procesos de SPIRIT que envían automáticamente toda la información creada en el tribunal (creación de expedientes) al sistema TIS. Dado que dicha información se envía automáticamente, su precisión mejora considerablemente. Asimismo, todas las imágenes del archivo del caso y el récord del caso que se acaban de crear se copian de los servidores especiales de la sala al depósito central permanente. Si la conexión de la amplia red de área con el depósito central permanente está fuera de funcionamiento, el sistema puede guardar esta información durante más tiempo y luego enviarla más adelante. En algunas situaciones, será necesario realizar tareas administrativas en función de las medidas que se toman en el tribunal. En esos casos, la aplicación de la sala envía los casos y documentos automáticamente a las colas de flujo de trabajo electrónico, parecido a las operaciones administrativas de escaneo y QA, para continuar su procesamiento.